POJOKSUMUT.com – Sistem payroll merupakan sebuah sistem pembayaran atau pembagian gaji yang dilakukan oleh pelaku usaha atau perusahaan kepada para karywannya dalam jangka waktu tertentu.
Sistem payroll dipakai untuk memudahkan tim HR atau bagian administrasi dalam suatu perusahaan dalam memberikan upah atau gaji kepada seluruh karyawannya.
Sederhanannya, sistem payroll adalah suatu sistem pembagian upah atau gaji terhadap karyawan dalam jangka waktu tertentu yang sudah ditentukan.
Pembagian gaji ini biasanya sudah memiliki waktu dan tanggal tetap yang sudah ditentukan oleh perusahaan sebelumnya. Biasanya, perusahaan menetapkan pembagian gaji tersebut pada akhir bulan antara tanggal 25 sampai 30.
Baca Juga : Manfaat Penggunaan Aplikasi Absensi Online bagi Perusahaan
Sistem payroll juga sering disebut sebagai sistem pembagian gaji yang lebih modern dan menggunakan cara yang lebih modern juga.
Adanya sistem ini sangat memudahkan bagian administrasi dalam suatu perusahaan untuk memberikan gaji bulanan kepada seluruh karyawannya.
Pembagian gaji dalam suatu perusahaan biasanya dikelola oleh tim HR atau bagian administrasi. Menggunakan cara manual dalam pembagian gaji tersebut tentunya sudah tidak efektif untuk sekarang ini, karena tim HR harus meluangkan banyak waktu untuk mendata gaji setiap karyawan tersebut.
Adanya sistem payroll bisa membantu hal tersebut dan meningkatkan efisiensi pembagian gaji dari tim HR kepada setiap karyawan.
Dalam sistem payroll, gaji yang diterima karyawan biasanya mempunyai detail lebih lanjut tentang komponen gaji tersebut.
Contohnya saja seperti uang lembur, uang makan, tunjangan, uang transportasi, pajak, BPJS kesehatan, dan sebagainya.
Hal ini bisa membantu para karyawan, terutama karyawan baru dalam memahami setiap detail dari gaji yang mereka terima setiap bulannya. Detail yang biasanya dicantumkan dalam slip gaji dalam sistem payroll biasanya adalah:
• Gaji pokok
• Tunjangan
• Bonus/Insentif tambahan
• Potongan pajak
• Iuran asuransi/BPJS
• Subtotal penghasilan kotor
• Gaji bersih (take home pay)
Sistem payroll digunakan oleh tim HR untuk membagikan upah atau gaji dari segala macam jenis karyawan yang berada dalam perusahaan.
Baca Juga : Absensi Mobile Solusi Praktis dalam Mengelola Data Absensi
Berdasarkan keputuan dari Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 100/MEN/IV.2004, karyawan dalam suatu perusahaan sendiri mempunyai dua jenis yang berbeda, yaitu karyawan tetap yang terikat dengan perjanjian kerja waktu tidak tertentu atau disingkat PKWTT serta karyawan kontrak dengan perjanjian kerja waktu tertentu atau disingkat PKWT.
Karyawan PKWTT dan PKWT sendiri mempunyai beberapa perbedaan berdasarkan waktu, ketentuan pemutusan hubungan kerja atau PHK, kewajiban, masa percobaan, serta kontrak kerjanya.
Karyawan PKWT biasanya mempunyai jangka waktu bekerja tertentu yang sudah disepakati bersama, sedangkan karyawan PKWTT akan terus terikat dengan pekerjaan tersebut sampai orang yang bersangkutan mengundurkan diri atau meninggal.
Selain itu, untuk melakukan pemutusan hubungan kerja atau PHK terhadap karyawan PKWTT, perusahaan harus memberikan alasan yang objektif dan jujur berdasarkan peraturan yang berlaku di perusahaan dan melalui proses dari Lembaga Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial atau LPPHI.
Perusahaan juga wajib memberikan pesangon kepada karyawan PKWTT dan memenuhi kewajiban lainnya. Sedangkan untuk karyawan PKWT, hal tersebut tidak wajib dilakukan oleh perusahaan.
Selanjutnya, karyawan PKWTT juga memerlukan masa percobaan sebelum bekerja atau biasa disebut dengan istilah probation. Sedangkan untuk karyawan PKWT, hal tersebut juga tidak perlu dilakukan.
Terakhir, kontrak dari karyawan PKWT harus ditulis dan dibuat dengan perjanjian tertulis menggunakan ejaan bahasa Indonesia secara resmi, sedangkan untuk karyawan PKWTT, perjanjian bisa dilakukan hanya dengan melalui perjanjian lisan saja.
Proses dan Cara Kerja Sistem Payroll
1. Pra-penggajian
Proses pertama yang dilakukan dalam menggunakan sistem payroll adalah pra-penggajian. Pada proses ini, perusahaan akan melakukan pemeriksaan kepada setiap karyawannya yang terbagi dalam beberapa tahap.
Pemeriksaan tersebut menyangkut kebijakan perusahaan yang meliputi upah atau gaji, cuti atau izin kerja, tunjangan, dan kebijakan kehadiran.
Jika menggunakan cara tradisional, proses ini biasanya memperlukan beberapa tim atau divisi untuk bisa mengumpulkan informasi terkait absensi kehadiran dari setiap karyawan dan jumlah gaji yang akan mereka terima.
Urutan prosedur yang biasanya dilakukan oleh tim HR perusahaan dalam tahap ini adalah:
Baca Juga : Software Attendance Management dengan Bahasa Indonesia akan Membantu Meningkatkan Produktivitas
• Merekap Data Absensi Setiap Karyawan
Pada tahap pertama, perusahaan akan merekap data absensi atau kehadiran dari setiap karyawannya dalam jangka waktu tertentu. Jangka waktu yang paling umum dipakai biasanya adalah jangka waktu satu bulan.
Data tersebut meliputi kehadiran, izin sakit, serta cuti yang menjadi salah satu unsur utama dalam perhitungan payroll nantinya.
Proses ini biasanya dilakukan oleh tim HR, karena data absensi setiap karyawan adalah salah satu tanggung jawab dari mereka.
• Melakukan Perhitungan Jam Lembur, bonus, serta Intensif
Selain berdasarkan data kehadiran, unsur penting lainnya yang menjadi dasar perhitungan gaji setiap karyawan adalah waktu lembur.
Perusahaan akan memberikan bonus dan juga insentif tambahan berdasarkan tingkat efisiensi pekerjaan yang dilakukan oleh setiap karyawan dan juga waktu lembur mereka.
• Melakukan Perhitungan Untuk Pemotongan Gaji
Setelah data-data sebelumnya sudah terkumpul, maka yang akan dilakukan perusahaan selanjutnya adalah menghitung potongan gaji dari setiap karyawan.
Potongan ini biasanya digunakan untuk hal-hal seperti asuransi, jaminan kesehatan seperti BPJS, pajak, tingkat keterlambatan karyawan, dan hal-hal penting lainnya.
Setelah semua data tersebut terkumpul, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah melakukan validitasi data yang kemudian akan dianalisis kembali apakah data tersebut sudah sesuai derngan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan atau belum.
Tahap ini berguna untuk mengecek kembali dan memastikan bahwa tidak ada karyawan aktif yang terlewat serta karyawan tidak aktif yang masuk kedalam penggajian.
2. Penggajian
Setelah menyelesaikan tahap pra-penggajian, maka data yang sudah divalidasi tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk segera diproses dan dibagikan kepada setiap karyawan.
Proses ini diperlukan supaya gaji yang diterima setiap karyawan tersebut sudah bersih dari pajak dan pengurangan lainnya yang diperlukan.
Jika hal ini sudah dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemeriksaan dan memverifikasi akurasi data kembali untuk menghindari adanya kesalahan.
Jika semua hal tersebut sudah dilakukan, maka perusahaan akan membagikan gaji bulanan kepada setiap karyawan mereka sesuai dengan data tersebut.
3. Pasca-penggajian
Tahap terakhir yang dilakukan dalam proses pada sistem payroll adalah pasca-penggajian. Pada tahap ini, tim administrasi yang menangani proses pembagian gaji akan membuat dan mengirimkan laporan kepada lembaga pemerintah yang sesuai dengan bidang pekerjaannya.
Selanjutnya, tim HR dan tim Finance akan bekerja sama dalam rangka membuat catatan untuk semua transaksi pembagian gaji yang sudah dilakukan. Hal ini perlu dilakukan agar proses pembagian gaji tersebut tercatat dalam pembukuan keuangan perusahaaan.
Tujuan Adanya Sistem Payroll
Tujuan utama adanya sistem payroll dalam perusahaan adalah untuk memastikan bahwa setiap karyawan mendapatkan upah yang sesuai dan akurat berdasarkan waktu yang mereka gunakan untuk kepentingan perusahaan.
Selain itu, adanya payroll juga berguna agar setiap potongan dari upah karyawan tersebut dilakukan secara adil dan jujur sesuai dengan jumlah pemotongan pajak, tunjangan, asuransi, dan hal-hal lainnya.
Meskipun inti dari adanya sistem Payroll adalah untuk memberikan upah kepada karyawan, perusahaan juga harus memperhatikan apakah prosedur yang mereka jalankan sudah benar dan sesuai dengan hukum yang berlaku.
Karena itulah, cara perusahaan dalam mengelola pembagian gaji tersebut menjadi salah satu keputusan yang sangat penting dan krusial untuk masa depan perusahaan itu sendiri.
Jika dilihat dari sisi akuntansi, payroll memiliki peran yang sangat penting karena gaji kotor dan gaji bersih yang sudah dikurangi dengan pajak dan akan diterima oleh setiap karyawan sangat mempengaruhi laba bersih dari perusahaan itu sendiri.
Hal tersebut dikarenakan setiap perusahaan harus mematuhi aturan pajak berdasarkan hukum dan peraturan yang berlaku.
Jika dilihat dari sudut pandang etika dalam usaha, payroll merupakan sebuah hal yang penting untuk berjalannya produktivitas perusahaan.
Misalnya saja jika ada karyawan yang melakukan komplain terhadap kesalahan pemberian gaji yang dia terima, hal tersebut bisa mempengaruhi semangat kerja dari karyawan itu sendiri.
Baca Juga : Pembukuan Warung Kecil untuk UMKM? Begini Cara Mudah Menyusunnya!
Karena itulah, pihak-pihak yang menangani pembagian gaji mempunyai misi utama untuk memastikan bahwa setiap karyawan diberikan upah yang sesuai, adil, dan tepat waktu.
Hal ini berguna untuk mempertahankan kepercayaan para karyawan terhadap perusahaan dan memberikan mereka kepuasan terhadap pekerjaan yang sudah mereka kerjakan.
Metode Dalam Menjalankan Sistem Payroll
1. Menggunakan Cara Manual
Cara manual adalah metode dalam sistem payroll yang paling murah dan umum. Namun, hal ini akan memakan banyak waktu dan tidak efisien. Perusahaan yang menggunakan cara ini harus memastikan bahwa setiap perhitungan yang mereka lakukan sudah sesuai.
Jika terjadi kesalahan, hal tersebut akan berdampak pada hilangnya tingkat kepercayaan karyawan bahkan bisa berpotensi terkena denda dari pemerintah jika prosedur tersebut melanggar hukum yang berlaku.
Untuk melakukan metode ini, perusahaan tentunya harus meluangkan banyak waktu dan membuat tim atau divisi khusus yang berfokus untuk melakukan perhitungan tersebut.
Jika karyawan yang dipekerjakan jumlahnya sedikit, maka metode ini adalah salah satu pilihan.
Namun, jika perusahaan tersebut adalah perusahaan yang besar dan mempunyai karyawan dalam jumlah banyak, maka metode ini bukan metode yang bisa menjadi rekomendasi.
2. Menyewa Seorang Akuntan
Metode kedua adalah menyewa pihak lain yang akan berperan sebagai akuntan. Orang tersebutlah yang nantinya akan menangani masalah perhitungan gaji dari perusahaan.
Keuntungan dari metode ini adalah orang yang disewa sudah mempunyai pengalaman dan profesional dalam melakukan perhitungan berdasarkan data dalam jumlah besar.
Seorang akuntan biasanya sudah terbiasa dalam menangani hal tersebut dan mampu bekerja dengan lebih efisien dan akurat. Namun, untuk menyewa seorang akuntan tentunya juga memerlukan anggaran dan biaya yang tidak sedikit.
Baca Juga : 9 Alasan Pentingnya Menggunakan Aplikasi Catatan Keuangan
3. Menggunakan Software HR
Metode terakhir yang juga merupakan metode yang paling akurat, murah, dan juga efisien adalah menggunakan sebuah software yang bisa menangani sistem payroll.
Adanya teknologi yang semakin maju membuat banyak software HR bermunculan dan bisa menjadi opsi paling bagus.
Hal tersebut karena sebuah software HR mampu melakukan berbagai macam perhitungan dalam waktu yang bersamaan.
Keuntungan kedua dari metode ini adalah sebuah software HR bisa mengurangi adanya human error yang biasa terjadi di 2 metode sebelumnya.
Hal tersebut dikarenakan sebuah software HR dijalankan oleh komputer dan tidak memerlukan perhitungan dari manusia.
Salah satu software HR yang terpercaya dan sudah banyak digunakan oleh perusahaan adalah Talenta by Mekari.
Aplikasi Talenta memberikan otomatisasi yang bisa mempermudah perusahaan dan meringankan pekerjaan para tim HR dalam menangani pembagian gaji.
Aplikasi Talenta juga bisa dijangkau dengan mudah melalui smartphone Android maupun iOS, membuatnya lebih fleksibel untuk digunakan.
Talenta juga mempunyai fitur Sistem Payroll yang bisa digunakan dalam melakukan perhitungan gaji karyawan.
Talenta memberikan fitur payroll yang lebih praktis untuk tim HR karena seluruh data kehadiran sudah terintegrasi dalam aplikasi ini. Pengiriman gaji melalui aplikasi Talenta juga gratis dan tidak memiliki biaya admin.***