Ini Alasan Mengapa Perusahaan Perlu Mengelola Data Karyawan dengan Baik

Aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile by Mekari.
Aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile by Mekari.

POJOKSUMUT.com – Salah satu tugas HR yang terlihat mudah namun butuh ketelitian yang tinggi adalah mengelola administrasi karyawan. Administrasi karyawan terdiri dari banyak hal, seperti penghitungan gaji, THR, laporan kehadiran karyawan, hingga pengelolaan cuti para karyawan.


Administrasi karyawan berisi mengenai banyak informasi seputar karyawan, atau biasa disebut dengan data karyawan.

Data karyawan tidak hanya memuat informasi data diri mereka, namun juga catatan jatah cuti mereka, bahkan hingga rekam jejak prestasi mereka selama bekerja.

Oleh karena itu, Anda sebagai HR harus mengelola data karyawan ini dengan baik menggunakan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile.


Banyak manfaat yang dapat diambil perusahaan jika tim HR mengelola data karyawan ini dengan baik. Maka dari itu, simak daftar alasan data karyawan penting untuk diolah berikut ini.

Baca Juga : Yuk Kenalan dengan Pajak Penghasilan dan Cara Menghitungnya

1. Informasi Karyawan Mudah Ditemukan

Pengelolaan data karyawan yang tersusun rapi, tertib, dan jika perlu ada panduan indeksnya akan mempermudah Anda atau manajer divisi lain untuk mengaksesnya.

Anda hanya perlu memasukkan nomor ID karyawan ke aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile, informasi yang dibutuhkan akan keluar.

Informasi karyawan yang mudah ditemukan juga akan mempermudah Anda ketika pimpinan perusahaan butuh laporan terpisah mengenai karyawan tertentu.

Talenta memiliki aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile yang mempermudah Anda untuk melihat seluruh informasi karyawan dengan mudah. Mulai dari informasi pribadi, keuangan, job desk, dan sebagainya.

2. Memudahkan Penghitungan Gaji

Sudah sedikit dijelaskan di atas bahwa data karyawan juga meliputi laporan kehadiran mereka juga. Laporan kehadiran yang terkelola dengan baik akan mempermudah Anda dalam menghitung gaji.

Apalagi jika aplikasi yang digunakan sudah terintegrasi, misal dengan Cloud HR. Pembuatan slip gaji juga akan lebih mudah disinkronkan dengan laporan cuti, dan sebagainya.

Talenta merupakan salah satu aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile berbasis Cloud yang mempermudah Anda dalam penghitungan gaji seluruh SDM Anda.

3. Mudah Membaca Progres Karyawan

Data karyawan yang tersimpan tentu saja mulai dari karyawan masuk pertama kali ke perusahaan hingga karyawan tersebut keluar atau pensiun nantinya.

Karena itu, data karyawan yang tersimpan rapi akan memperlihatkan progres mereka selama bekerja di perusahaan Anda. Sehingga perusahaan akan lebih mudah melihat potensi mereka.

Dengan begitu Anda sebagai HR juga akan terbantu ketika akan membuat program SDM karena dapat menyesuaikan kebutuhan para karyawan.

Baca Juga : Mengenal Aplikasi Stok Barang, Solusi Mudah Membuat Berbagai Jenis Laporan Stok Barang

4. Alat Perencanaan Distribusi Karyawan

Masih berkaitan dengan poin sebelumnya. Dengan melihat progres hasil kerja karyawan, perusahaan, khususnya Anda sebagai HR akan dimudahkan dalam merencanakan dan mengelola distribusi karyawan dalam perusahaan.

Karena Anda dapat melihat grafik hasil kerja mereka. Bisa jadi seorang karyawan diterima di suatu bagian yang justru tidak membuatnya berkembang.

Maka Anda dapat melihat fenomena tersebut dengan mudah jika memiliki data karyawan yang menampilkan capaian mereka selama ini.

Perubahan distribusi karyawan memang sedikit menyulitkan karyawan, namun efeknya membuat produktivitas karyawan tersebut meningkat.

5. Merencanakan Kebutuhan Pegawai

Data karyawan yang dikelola akan memudahkan Anda membaca situasi dan kondisi perusahaan.

Ketika perusahaan sudah saatnya membutuhkan pegawai, data karyawan yang akan berbicara dan memperkuat latar belakang Anda melakukan perekrutan. Anda juga dapat mengetahui dengan mudah divisi atau bagian mana yang sedang membutuhkan karyawan baru.

6. Pengawasan Saldo Cuti

Data karyawan juga meliputi data mengenai cuti yang berhak diambil pada tahun tersebut. Begitu juga dengan sisa saldo cuti yang dapat diambil.

Selain fungsi pengawasan, pengelolaan cuti karyawan juga akan mempengaruhi laporan bulanan Anda seperti halnya data kehadiran karyawan mempengaruhi laporan gaji. Jika data cuti terolah dengan baik, proses perizinan cuti akan lebih cepat selesai.

Hal ini karena sisa jatah cuti akan dengan mudah terbaca, baik oleh karyawan yang mengajukan, maupun oleh atasan mereka.

Talenta juga dilengkapi dengan fitur cuti karyawan yang mempermudah Anda dalam menghitung cuti karyawan. Selain itu, karyawan juga dipermudah dalam mengajukan cuti online.

Baca Juga : Rekomendasi 10 Aplikasi Pembukuan Toko Terbaik untuk Bisnis yang Menguntungkan

7. Kontrol Data Terpusat yang Memudahkan Divisi Lain untuk Menggunakannya

Ketika data karyawan terolah dengan baik apalagi sudah terintegrasi dengan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile, data tersebut akan terpusat.

Sehingga siapapun akan mudah mengaksesnya. Tentu saja data yang sifatnya bukan konsumsi publik tetap dapat dibatasi siapa saja yang dapat mengakses.

Mudah mengakses data karyawan juga akan berfungsi sebagai pendukung terwujudnya sinergi antar bagian dalam perusahaan.

8. Memudahkan Proses Evaluasi Perusahaan

Dalam melakukan evaluasi kinerja perusahaan, Anda harus mengumpulkan data-data terkait karyawan selama satu tahun atau satu periode terakhir. Bahkan periode sebelumnya pun terkadang juga dibutuhkan.

Jika Anda mengelola data karyawan dengan baik, Anda tidak akan kesulitan mengumpulkan data dan laporan karyawan yang terdahulu.

Sehingga proses evaluasi perusahaan tidak membutuhkan waktu lama hanya karena Anda susah mencari data-data sebelumnya.

Poin-poin di atas adalah beberapa alasan krusial data karyawan harus dikelola dengan baik.

Pengelolaan yang tersistem bisa Anda dapatkan dengan menggunakan bantuan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile yang sekarang ini sudah banyak tersedia di Indonesia.

Manfaat Aplikasi Data Pegawai

Apa kelebihan jika perusahaan menggunakan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile? Apakah bisa terbilang efektif dalam pengerjaannya?

1. Mengelola Data Payroll Karyawan dengan Mudah

Gaji adalah hak yang wajib diterima setiap karyawan. Namun besaran jumlah gaji yang diterima tiap karyawan pastinya berbeda-beda tergantung dengan posisi dan juga data kehadiran mereka.

Untuk itu, diperlukan data karyawan yang valid agar proses perhitungan gaji masing-masing karyawan tidak menimbulkan kesalahan.

Baca Juga : HRD Wajib Tahu: Laporan Absensi Kehadiran Karyawan, Pengertian, Contoh dan Manfaatnya

2. Mengelola Data Karyawan Secara Otomatis

Jumlah karyawan yang banyak tentunya akan menyulitkan pihak HRD untuk menginput seluruh data informasi yang mereka punya.

Terlebih lagi jika penginputan data masih dilakukan dengan cara manual akan menimbulkan kesalahan data yang dapat berakibat fatal.

Dengan software data pegawai, seluruh data karyawan akan secara otomatis diolah melalui sistem dan memberikan hasil yang sesuai.

3. Dapat Menginput Informasi Karyawan Dengan Sangat Detail

Seluruh informasi yang berkaitan dengan karyawan harus dimasukan ke dalam sistem secara detail mulai dari informasi tanggal lahir, jenis kelamin, posisi, hubungan keluarga, dan lain sebagainya.

Semua komponen informasi ini harus dijaga secara aman dan rahasia, sebab tak jarang ada kasus penyalahgunaan informasi karyawan.

Jika seluruh informasi tersebut disimpan melalui lembaran kertas dapat menimbulkan kehilangan dan juga kerusakan data.

Namun jika perusahaan menggunakan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile, admin dapat menginput seluruh data informasi karyawan secara menyeluruh dan data akan tersimpan secara aman berkat sistem keamanan yang ketat.

4. Mudah Digunakan Oleh Semua Orang

Jika Anda berpikir bahwa penggunaan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile ini hanya dapat dilakukan oleh orang-orang tertentu saja, maka jawaban Anda salah! Aplikasi data pegawai ini didesain agar memudahkan seluruh pihak untuk menggunakannya. Sehingga proses kerja bisa lebih cepat dan efektif.

5. Bisa Diakses di Mana Saja dan Kapan Saja

Walau tidak berada di dalam kantor, karyawan maupun HRD bisa mengakses aplikasi ini kapan saja dan di mana saja.

Hanya dengan mengandalkan koneksi internet yang stabil, Anda bisa membuka aplikasi ini untuk keperluan yang harus dikerjakan atau bagi karyawan yang ingin mengupdate data dirinya.

6. Mengatur Reimbursement Karyawan dengan Cepat dan Tepat

Selain pada proses gaji, setiap karyawan atau pegawai juga berhak mendapatkan reimbursement oleh perusahaan.

Dengan bantuan aplikasi data pegawai ini, Anda bisa mengatur reimbursement yang berhak diterima karyawan dengan cepat dan tepat.

7. Memudahkan Manajemen untuk Memberikan Reward dan Punishment

Reward dan punishment adalah hal yang diterima karyawan setelah mereka melakukan suatu perbuatan.

Dengan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile, manajemen bisa dengan mudah untuk memberikan reward atau punishment kepada karyawan tertentu. Jadi pemberian dokumen penghargaan dan juga peringatan kerja bisa dilakukan secara terukur.

Baca Juga : Pengertian, Fungsi, dan Rekomendasi Aplikasi Pembukuan Usaha Terbaik

Masih Mau Mengelola Data Karyawan dengan Cara Manual?

Dari pembahasan di atas dapat diketahui bahwa aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile sangat membantu pekerjaan perusahaan dan juga karyawan yang berkaitan dengan informasi data diri.

Karena data diri karyawan sangatlah penting dan akan berhubungan dengan beberapa pekerjaan lainnya seperti penggajian, reimbursement, reward, dan sebagainya.

Talenta menyediakan aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile yang dapat membantu HRD mengelola data pegawai lebih mudah.

Keunggulan utama yang aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile Talenta miliki antara lain:

● Mudah digunakan

● Terjamin aman dan rahasia

● Fleksibel

● Fitur dan tampilan mudah dipahami

Aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile Talenta dapat menjadi jawaban untuk membantu pihak HRD dalam mengelola data dan informasi karyawan secara detail dan menyeluruh.

Berkat adanya aplikasi untuk mengolah data pegawai berbasis web dan mobile segala proses lain terkait pengelolaan karyawan dapat berjalan lancar tanpa kendala akibat adanya kesalahan dalam pengelolaan data pegawai.***