Pengertian IP PBX, Kegunaan dan juga Fungsinya

Pengertian IP PBX by Mekari.
Pengertian IP PBX by Mekari.

POJOKSATU.id – Untuk meningkatkan pelayanan terhadap para pelanggan dan konsumen, banyak bisnis hari ini yang sudah beralih menggunakan teknologi IP PBX. Teknologi ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan panggilan telepon menggunakan jalur internet sehingga percakapan dikirim lewat paket data.


Sistem ini akan sangat memudahkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan data konsumen, melakukan pengalihan panggilan dan pengaturan panggilan masuk atau keluar. Salah satu keuntungan perusahaan menggunakan layanan IP PBX adalah karena dapat menekan biaya komunikasi bulanan.

Selain itu, IP PBX juga berguna untuk meningkatkan produktivitas perusahaan melalui kelancaran jalur komunikasi. Sistem canggih ini tersedia dalam bentuk perangkat keras konvensional dan juga berbasis cloud sehingga lebih murah.


Mengenal Pengertian dan Cara Kerja IP PBX

Pengertian IP PBX adalah sistem komunikasi telepon menggunakan basis teknologi Internet Protocol (IP) Private Branch Exchange (PBX). Teknologi Internet Protocol PBX merupakan pengembangan dari mesin generasi terbaru untuk PBX Analog.

Internet Protocol PBX adalah sistem peralihan telepon atau telekomunikasi Private Branch Exchange (PBX) yang memiliki fungsi untuk melakukan pengalihan panggilan pengguna VOIP (Voice Over Internet Protocol) atau IP di saluran lokal.

IP PBX juga berfungsi untuk memaksimalkan arus komunikasi internal di dalam perusahaan menggunakan internet sebagai medianya.

Beberapa penyedia layanan ini juga memungkinkan pengguna untuk menggunakan berbagai perangkat atau device secara gratis dalam memberikan layanan call center.

Baca Juga : Sistem Pencatatan Akuntansi by Jurnal.id: Metode dan Siklusnya

Internet Protocol PBX dapat diartikan secara sederhana sebagai sistem telekomunikasi berbasis internet yang digunakan untuk melakukan proses penyambungan ekstensi telepon analog maupun IP Phone.

Internet Protocol PBX dapat diintegrasikan dengan sistem CRM yang berguna untuk mendapatkan informasi mengenai konsumen dan pelanggan menggunakan analisis real-time.

Saat ini, perangkat IP PBX tersedia dalam bentuk perangkat keras atau hardware konvensional dan juga berbasis cloud.

Internet Protocol PBX bekerja dengan cara mengirimkan dan menerima panggilan, baik panggilan masuk, panggilan keluar menggunakan internet.

Cara kerja Internet Protocol PBX sama seperti Voice Over Internet Protocol (VOIP) yang mengubah sinyal suara analog menjadi sinyal digital atau data.

Sinyal digital yang dihasilkan selanjutnya diarahkan ke penyedia Voice Over Internet Protocol (VOIP) untuk memulai, menghubungkan, dan mengakhiri panggilan.

Layanan sistem IP PBX berfungsi untuk melakukan pengalihan rute panggilan masuk, melakukan transfer panggilan ke ekstensi yang lain serta menggunakan seluruh fitur komunikasi telepon.

Fitur yang Terdapat di Dalam IP PBX

Teknologi IP PBX telah dibekali oleh beragam fitur penting yang membuat teknologi ini sangat membantu kelancaran komunikasi perusahaan dengan pelanggan, vendor dan pihak lainnya. Berikut adalah fitur yang dimiliki oleh Internet Protocol PBX:

1. Fitur Pesan Suara

Fitur IP PBX yang sangat bermanfaat adalah fitur pesan suara. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk mengirim pesan suara ke pihak lainnya sehingga pesan dapat dikirimkan. Pesan suara juga bisa dikirimkan ke berbagai platform baik email pelanggan dan juga email klien.

2. Fitur Pembuatan Laporan dan Analisis

Umumnya, teknologi Internet Protocol PBX sudah dilengkapi oleh fitur pembuatan laporan dan analisis karena sudah diintegrasikan dengan sistem CRM.

Sistem CRM memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan informasi dan data lengkap mengenai konsumen dan kliennya.

Informasi dan perspektif terkait konsumen ini bisa dilihat melalui riwayat panggilan yang dilakukan dan disimpan di dalam database.

3. Fitur Telepon Jarak Jauh

Untuk meningkatkan kenyamanan pelanggan dan juga klien, maka teknologi Internet Protocol PBX dibekali oleh telepon call center jarak jauh.

Fitur call center jarak jauh ini bisa dilakukan secara real-time menggunakan perangkat apapun baik gadget dan juga komputer.

Dengan adanya fitur telepon jarak jauh, maka agen call center dan juga timnya bisa bekerja lebih efisien meskipun dari jarak jauh.

Baca Juga : Manajemen Sistem Gudang by Jurnal.id: Kunci Menjaga Loyalitas Konsumen

4. Teknologi VOIP

Internet Protocol PBX sudah dilengkapi oleh fitur sarana VOIP yang berfungsi untuk memudahkan para pengguna dalam menjalankan komunikasi dan percakapan jarak jauh melalui media internet.

Ketahui Manfaat IP PBX Bagi Bisnis

Penerapan IP PBX di dalam bisnis memiliki beragam manfaat yang menguntungkan perusahaan baik dari segi materiil hingga efisiensi.

Selain dapat meningkatkan komunikasi di dalam bisnis, berikut adalah manfaat yang bisa diperoleh bisnis dalam menerapkan teknologi Internet Protocol PBX:

1. Biaya Komunikasi Lebih Murah

Biaya komunikasi yang harus dikeluarkan perusahaan untuk melakukan panggilan secara rutin baik panggilan telepon lokal hingga panggilan ke luar negeri sangat mahal. Apalagi jika panggilan telepon ini dilakukan dalam waktu lama dan juga sering.

Oleh karena itu, penggunaan software Internet Protocol PBX dapat membantu menghemat biaya yang harus dikeluarkan perusahaan untuk melakukan panggilan telepon.

Hal ini dikarenakan Internet Protocol PBX menggunakan media internet dalam melakukan panggilan sehingga lebih hemat biaya.

2. Bisa Diintegrasikan dengan Sistem Cloud

IP PBX terkini sudah dilengkapi oleh fitur yang dapat menghubungkannya ke sistem cloud. Integrasi ke sistem cloud akan membantu perusahaan untuk mempunyai beberapa pusat data sehingga kinerja lebih optimal.

Dengan sistem cloud, maka pengguna bisa merekam data, menyimpan data hingga melakukan kelola riwayat panggilan telepon lebih mudah.

Baca Juga : Aplikasi Faktur Penjualan Terbaik by Jurnal.id: Pengertian, Tujuan, dan Jenis

3. Pengelolaan Lebih Mudah

Sistem Internet Protocol PBX memiliki keuntungan karena lebih mudah dalam pengelolaan dan aksesnya. Akses data bisa dilakukan menggunakan dashboard online saja berbasis website. Dashboard ini terhubung ke database yang menyimpan data secara lengkap.

Akses dashboard untuk melihat data bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja. Pemeliharaan sistem Internet Protocol PBX juga lebih mudah dan fleksibel.

4. Mobilitas Lebih Efisien

Dengan adanya sistem Internet Protocol PBX, maka seluruh panggilan dan juga komunikasi dilakukan berbasis internet sehingga bisa dilakukan dimana saja secara real-time dan fleksibel.

5. Mengoptimalkan Customer Experience

Customer experience atau pengalaman dan kepuasan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menggunakan sistem Internet Protocol PBX.

Sistem Internet Protocol PBX membantu memaksimalkan proses komunikasi sehingga berjalan lebih efektif dan sesuai keinginan konsumen.

6. Memiliki Extension yang Luas

Manfaat menggunakan sistem Internet Protocol PBX adalah akses dan alokasi extension yang lebih luas. Extension number ini tersedia di berbagai kantor cabang dalam satu perusahaan sehingga setiap divisi kantor memiliki nomor extension masing-masing.

Rekomendasi Penyedia IP PBX Terbaik: Mekari Qontak

Mekari Qontak adalah salah satu perusahaan teknologi aplikasi yang menawarkan aplikasi telepon cloud PBX sehingga perusahaan tidak perlu memiliki perangkat IP PBX konvensional di kantornya.

Software telepon cloud PX ini sudah dilengkapi fitur unggul yang dapat memudahkan perusahaan sebagai berikut:

Baca Juga : Fitur Terlengkap Online Timesheet Software Terbaik Talenta by Mekari

1. Fitur Pengelolaan Jalur Telepon

Mekari Qontak menghadirkan fitur robot intuitif yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasan konsumen, respon interaktif atau IVR dan juga jalur virtual yang optimal.

Fitur pengelolaan jalur telepon yang disediakan via aplikasi telepon cloud Mekari ini dapat menggantikan fungsi perangkat IP PBX konvensional.

Fitur kelola jalur telepon ini berisi menu panggilan yang bebas dipilih oleh konsumen. Misalnya konsumen yang ingin mengatasi keluhannya, dapat menekan tombol 1. Selanjutnya konsumen akan diarahkan ke divisi agen call center yang sesuai sehingga jalur telepon lebih tertata.

Menariknya, Mekari Qontak memberikan fleksibilitas kepada para pengguna software untuk melakukan custom pengaturan sesuai dengan kebutuhan. Dengan adanya fleksibilitas pengaturan software, maka jalur virtual bisa di setting tidak terbatas sesuai keperluan.

Ketika terdapat panggilan serentak, maka robot intuitif akan langsung melakukan pengaturan agar telepon disesuaikan dengan rute atau alur panggilan yang telah dibuat.

2. Dilengkapi oleh Sistem SLA

Sistem SLA yang dibenamkan ke dalam aplikasi IP PBX memungkinkan layanan call center untuk dipercepat. Fitur ini memungkinkan pengguna software untuk membangun sistem call center dalam jarak jauh menggunakan berbagai ekstensi secara gratis dan fleksibel.

Kelebihan aplikasi Mekari Qontak ini adalah dapat digunakan melalui berbagai perangkat atau gadget baik berbasis Android, iOS, PC dan Mac. Selain itu, software ini juga memungkinkan perangkat telepon untuk dihubungkan secara langsung ke sambungan call center tanpa membutuhkan proses rumit.

Sistem SLA akan membuat layanan call center menjadi lebih cepat.

3. Fitur Pemantauan Melalui Wallboard Real Time

Kinerja agen call center bisa dicek dan dievaluasi secara real-time dengan adanya fitur wallboard yang bisa diakses oleh siapapun yang memiliki hak akses secara real-time.

Fitur ini memungkinkan supervisor hingga agen untuk memantau dan mengelola kinerja tim call center dengan lebih akurat dan juga cepat.

Fitur wallboard yang dihadirkan oleh Mekari Qontak memungkinkan pihak terkait untuk menetapkan ambang batas SLA custom. Ambang batas SLA custom ini menjadi standar penting untuk menentukan apakah tim call center telah bekerja sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Tim call center juga bisa mengakses ambang batas SLA custom untuk mengetahui bagaimana standar kinerja yang baik sehingga dapat meningkatkan performanya.

Kelebihan fitur wallboard dari Mekari Qontak bagi bisnis adalah perusahaan bisa memperoleh hasil survey pengalaman dan juga kepuasan pelanggan kapanpun secara real-time. Hal ini akan menambah metric sebagai bahan evaluasi tim.

Baca Juga : Mengapa Invoice Penting dan Bagaimana Cara Membuatnya?

4. Fitur Rekaman Panggilan API

Pengumpulan data berupa merekap data pelanggan yang ada menjadi lebih mudah dengan adanya fitur rekaman yang telah diintegrasikan dengan API.

Kelebihan fitur pengumpulan data lewat rekaman panggilan API oleh Mekari Qontak adalah jaminan keamanan yang sangat baik.

Jaminan keamanan telah mengikuti peraturan hukum secara penuh sehingga menjadi pilihan yang sangat tepat untuk industri keuangan dan sebagainya. Penyimpanan dilakukan di dalam database yang kemudian diintegrasikan dengan rekaman panggilan ke cloud sendiri.

Penyimpanan juga bisa dilakukan di dalam database lokal dengan protocol Open API yang disediakan oleh Mekari. Dengan adanya fitur ini maka kinerja dapat ditingkatkan memakai akuntabilitas nyata.

Teknologi IP PBX telah dilengkapi oleh fitur komunikasi canggih yang sangat diperlukan dalam meningkatkan kepuasan pelanggan di bidang bisnis.

Dengan adanya teknologi canggih ini, perusahaan juga dapat mengumpulkan data nomor telepon biasa dan melakukan pengalihan panggilan lokal bisnis.

Segera berlangganan sistem cloud IP PBX dari Mekari Qontak untuk memudahkan Anda melakukan panggilan telepon dari mana saja melalui perangkat apapun.

Sistem yang sudah dipercaya hingga lebih dari 3000 pelanggan ini punya kemampuan otomatisasi komunikasi telepon dan chat lewat teknologi AI.***