Mengenal eFaktur, Cara Memakai Aplikasi eFaktur, dan Manfaatnya untuk Bisnis

Aplikasi eFaktur by Mekari.
Aplikasi eFaktur by Mekari.

POJOKSATU.id – Istilah dalam dunia ekonomi memang banyak macamnya. Tak ayal bila sebagian istilah masih terdengar asing untuk sebagian orang, termasuk istilah eFaktur.


Bagi sebagian orang, mungkin istilah eFaktur masih sangat asing di telinga. Namun bagi orang-orang yang sering bergelut di dunia perpajakan, tentu istilah eFaktur bukan istilah asing lagi di telinga.

Sebelum membahas tuntas mengenai eFaktur, ada baiknya perlu dimengerti terlebih dahulu pengertian dari istilah faktur sendiri.

Faktur merupakan perhitungan penjualan dengan menggunakan perhitungan pembayaran kemudian. Umumnya, faktur dibuat dalam tiga rangkap.


Baca Juga : Tips Membuat Laporan Arus Kas Sederhana untuk UMKM dengan Aplikasi Laporan Keuangan

Salinan pertama diserahkan kepada pembeli, salinan kedua disimpan oleh penjual, dan salinan ketiga disimpan di dalam buku faktur.
Faktur dibagi menjadi tiga, yaitu:

● Faktur Biasa, yaitu faktur yang digunakan dalam transaksi sederhana atau dalam transaksi jual beli. Faktur jenis ini memiliki sistem yang sederhana dan biasanya diberikan pada transaksi secara umum.

● Faktur Proforma, yaitu faktur yang diberikan kepada pembeli dimana pembeli belum menerima barang secara keseluruhan. Setelah barang telah diterima secara keseluruhan, maka faktur proforma akan diganti dengan faktur utuh atau faktur biasa.

● Faktur Konsuler, yaitu faktur yang khusus digunakan untuk perdagangan luar negeri. Faktur jenis ini harus mendapatkan legalisasi oleh perwakilan negara tujuan pengimpor.

Setelah mengupas tuntas mengenai pengertian faktur, kini saatnya untuk kembali mengupas tuntas mengenai eFaktur.

EFaktur didefinisikan sebagai faktur yang dibuat melalui aplikasi atau sistem elektronik. Di Indonesia sendiri, eFaktur diperkenalkan oleh Direktorat Jenderal Pajak (DJP) pada tahun 2014.

Kala itu, DJP memberlakukan keharusan bagi Perusahaan Kena Pajak (PKP) untuk menghindari penyalahgunaan laporan pajak.

Penggunaan eFaktur juga membantu dalam penyelarasan format yang telah ditetapkan DJP.

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kemunculan eFaktur sebenarnya merupakan wujud dari perbaikan penggunaan faktur pajak kertas.

EFaktur dipilih karena memiliki banyak keunggulan dibanding dengan faktur pajak kertas. Keunggulan-keunggulan tersebut adalah:

● Format Sudah Ditentukan oleh DJP

Format yang telah ditentukan ini akan mempermudah PKP untuk membuat eFaktur, serta juga mempermudah DJP untuk mengoreksi laporan yang dibuat oleh PKP.

● Tanda Tangan Elektronik Membuat Transaksi Lebih Aman

Pemerintah telah menjelaskan bentuk tanda tangan elektronik dalam Peraturan Pemerintah No. 82 Tahun 2012.

Dalam peraturan tersebut, tanda tangan elektronik yang dimaksud adalah tanda tangan yang terdiri dari informasi elektronik yang dilekatkan, berasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Baca Juga : Pengertian, Fungsi, dan Rekomendasi Aplikasi Pembukuan Usaha Terbaik

● Tidak Diwajibkan untuk Dicetak

Walaupun tidak wajib dicetak, namun jika ada pihak-pihak yang memerlukan wujud fisik dari eFaktur, pengusaha bisa mencetak eFaktur tersebut.

● PKP yang Membuat adalah PKP yang Ditetapkan DJP.

Hal ini akan membantu DJP untuk menyortir laporan yang sudah melewati satu syarat yaitu dibuat oleh PKP yang sudah mendapat persetujuan DJP.

● Validasi Faktur Pajak dapat Diketahui Pembeli

Pihak pembeli dapat mengetahui apakah faktur pajak sudah divalidasi dengan cara memindai kode QR yang tertera pada cetakan eFaktur dengan menggunakan aplikasi pembada kode QR.

Keunggulan-keunggulan Lainnya dari eFaktur

Keunggulan-keunggulan lain dari eFaktur adalah jenis transaksi yang dapat diinput hanya penyerahan BKP/JKP saja, aplikasi eFaktur harus dilaporkan ke DJP dengan cara diunduh untuk mendapatkan persetujuan DJP, mata uang yang digunakan hanya rupiah, dan pelaporan SPT PPN menggunakan aplikasi yang sama dengan aplikasi eFaktur.

Nah, sesuai namanya yang menyimpan kata elektronik, maka aplikasi eFaktur berbeda dengan faktur pajak fisik karena pengisiannya dilakukan secara digital lewat aplikasi atau situs web resmi Direktorat Jenderal Pajak (DJP Online).

Sebagai salah satu aplikasi eFaktur resmi, eFaktur telah sesuai dengan Pasal 11 Peraturan Direktur Jenderal Pajak

No.PER-16/PJ/2014 tentang Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang wajib membuat dan melaporkan faktur pajak dengan cara diunggah dan memperoleh persetujuan dari DJP.

Baca Juga : HRD Wajib Tahu: Laporan Absensi Kehadiran Karyawan, Pengertian, Contoh dan Manfaatnya

Cara Membuat eFaktur

Untuk membuat efaktur pajak ada beberapa standar dari hardware dan software yang harus dipenuhi.

Berbeda dari E-Billing yang bisa dilakukan lewat ponsel, ada beberapa standar gawai yang harus dipenuhi. Berikut standarnya sesuai arahan DJP.

1. Standar Perangkat Sesuai Rekomendasi

Agar dapat menjalankan aplikasi eFaktur pajak elektronik dari DJP dengan baik, berikut standar yang harus dipenuhi dari hardware dan software yang direkomendasikan.

● Perangkat keras (hardware)

● Prosesor Dual Core.

● 3 GB RAM (jika harus menerbitkan ribuan eFaktur pajak, maka harus menambah kapasitas RAM).

● 50 GB kapasitas hard disk.

● VGA dengan minimal resolusi layar 1024 x 768.

● Tetikus (mouse).

● keyboard.

● Perangkat lunak (software)

● Sistem operasi: Linux/Microsoft Windows/Mac OS.

● Java versi 1.7.

● Adobe Reader.

● Terhubung jaringan internet baik direct connection atau proxy.

2. Proses Menggunakan Aplikasi eFaktur

Untuk menggunakan aplikasi eFaktur ini, ada proses yang harus dilakukan oleh wajib pajak. Setelah komputer atau laptop memenuhi standar yang direkomendasikan, kita bisa langsung masuk ke tahap penggunaannya. Berikut urutannya.

● Unduh aplikasi eFaktur sesuai software yang dimiliki.

● Ekstrak aplikasi menggunakan WinRAR, 7-zip, dan sejenisnya.

● Akses web Elektronik Nomor Faktur (ENOFA) untuk melakukan konfigurasi file Sertifikat Digital dan kata sandi.

● Lakukan permintaan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) sesuai jumlah faktur yang dibuat dalam tiga bulan terakhir.

● Untuk membuat Pajak Keluaran, masukkan data NSFP pada menu Referensi → Referensi Nomor Faktur → Rekam Range Faktur Pajak.

● Untuk membuat Pajak Masukan, masuk ke menu Faktur → Pajak Masukan.

● Untuk input data pajak satu per satu masuk ke menu Administrasi Faktur → Rekam Faktur.

● Untuk input data pajak lebih dari satu masuk ke menu Impor → Open File → Proses Impor.

● Klik Preview.

● Jika ada yang perlu diperbaiki, klik Ubah.

● Cek kolom status “Approval”. Jika terdapat status “Reject”, artinya unduhan faktur pajak elektronik gagal.

● Jika terjadi gagal, cek kolom keterangan untuk mengetahui penyebab dan revisi lagi.

Baca Juga : Rekomendasi 10 Aplikasi Pembukuan Toko Terbaik untuk Bisnis yang Menguntungkan

Jenis-Jenis File dari Aplikasi eFaktur dan Fungsinya

Bagi pebisnis yang belum memiliki akuntan dan harus mengerjakan urusan pajak sendiri, mungkin agak kesulitan menggunakan aplikasi eFaktur ini. Apalagi terdapat beberapa jenis file dalam aplikasi eFaktur yang bisa sedikit memusingkan.

Agar tidak ribet di kemudian hari saat membuat eFaktur, kenali jenis file dan fungsinya berikut ini:

● Etaxinvoice.exe, digunakan untuk membuat faktur pajak elektronik. File ini harus diperbarui secara periodik.

● Folder DB, tempat menyimpan semua riwayat data faktur yang pernah diterbitkan. Di dalamnya terdapat enam file dan pengguna tidak diperkenankan memodifikasi file tersebut. Pengguna hanya boleh membuat salinan secara manual.

● Back-up, yang akan muncul setelah WP mengisi data pada aplikasi ini. Folder ini berisi file yang jumlahnya terus bertambah seiring data yang dimasukkan.

● File Folder Update, yang akan muncul ketika proses auto-update berisi aplikasi eFaktur dalam versi baru. Proses ini mungkin tidak berhasil dan wajib pajak harus mengunduh ulang versi terbarunya.

● Mem-config.bat, yaitu file yang mengatur secara manual alokasi RAM untuk menjalankan aplikasi eFaktur. Secara standar, memori yang digunakan sekitar seperempat dari memori yang ada di komputer.

Manfaat Menggunakan Aplikasi eFaktur

Awal diciptakan, eFaktur diharapkan hanya untuk menekan angka peredaran faktur pajak fiktif.

Namun, tidak hanya itu yang menjadi imbas positif dari faktur pajak elektronik tersebut. Berbagai pihak turut merasakan manfaat dari fitur pajak online tersebut. Berikut penjelasannya:

1. Manfaat Aplikasi eFaktur bagi PKP

Bagi wajib pajak perorangan maupun badan usaha dari sisi penjual dan pembeli tentu akan dimudahkan dengan adanya fitur online ini. Selain kemudahan, berikut beberapa manfaat fitur DJP ini terhadap PKP Penjual dan PKP Pembeli.

PKP Penjual

● Tanda tangan tidak lagi sulit karena dilakukan di aplikasi (elektronik).

● eFaktur tidak harus dicetak, sehingga mengurangi biaya cetak dan biaya penyimpanan dokumen.

● Aplikasi ini dapat membuat SPT masa PPN dan eFaktur ppn sehingga PKP tidak perlu lagi membuatnya.

● PKP yang menggunakan eFaktur dapat meminta NSFP lewat situs pajak tanpa perlu mendatangi Kantor Pelayanan Pajak (KPP).

PKP Pembeli

● Terlindung dari penyalahgunaan faktur pajak tidak sah karena eFaktur dilengkapi kode QR yang menampilkan informasi tentang transaksi, penyerahan nilai Dasar Pengenaan Pajak (DPP) dan lainnya.

● Informasi dalam kode QR bisa dengan mudah diakses lewat aplikasi yang bisa diunduh di smartphone.

● Jika informasi dalam kode QR berbeda dari faktur elektronik ini, maka faktur pajak dinilai tidak valid agar tidak merugikan PKP Pembeli.

2. Manfaat eFaktur bagi Pemerintah

Bagi pemerintah, kehadiran faktur pajak elektronik ini tentu memudahkan dalam penerimaan dan mendeteksi adanya faktur fiktif yang bisa merugikan dalam penerimaan negara. Selain itu, adapun beberapa manfaat lain, yaitu:

● Pengertian eFaktur, Cara Memakai, dan Manfaatnya

● Kemudahan pengawasan dengan adanya validasi pajak keluaran-pajak masukan dan data lengkap dari setiap faktur pajak.

● Mempermudah pelayanan karena mempercepat proses pemeriksaan, pelaporan, dan pemberian NSFP.

● Sistem berbasis elektronik akan meminimalkan penyalahgunaan faktur pajak oleh perusahaan fiktif atau pihak tidak bertanggung jawab lainnya.

● Manfaat lain bagi lingkungan adalah mengurangi penggunaan kertas. Penggunaan dokumen digital diharapkan membuat negara kita mampu berkontribusi maksimal dalam program Green Tax yang dijalani seluruh dunia.

Baca Juga : Alasan Perusahaan Besar dan UMKM Perlu Menggunakan Aplikasi Payroll

Makin Mudah, Kelola eFaktur dengan Klikpajak by Mekari

KlikPajak by Mekari adalah aplikasi penyedia alternatif e-SPT, eFaktur, dan e-Filing yang sudah disahkan DJP. Buat eFaktur hanya dengan 1 klik. Anda bisa membuat eFaktur dengan cara yang sangat mudah dan cepat.

Cukup 1 klik, eFaktur akan dikirimkan ke email Anda. Software akuntansi ini akan sangat mempermudah urusan pajak.

Klikpajak by Mekari tidak mengenakan biaya apa pun untuk berapa pun eFaktur yang Anda buat melalui Klikpajak by Mekari.

Barcode efaktur yang sah. Sama seperti efaktur dari DJP, efaktur pajak KlikPajak by Mekari juga dilengkapi barcode yang sah dari DJP.

Tak perlu instal dan update apa pun. Fitur eFaktur di Klikpajak by Mekari berbasis online sehingga update software-nya dilakukan secara otomatis.

Buat faktur pajak pengganti dan pembatalan faktur pajak dengan mudah. Cukup 1 klik, dapatkan faktur pajak pengganti atau pembatalan faktur pajak Anda di email Anda dilengkapi fitur import data.

Tak perlu input manual satu per satu, cukup import data faktur ke Klikpajak by Mekari dan buat eFaktur dalam satu klik!

Buat eFaktur dari mana saja dan kapan saja secara online dengan Klikpajak by Mekari serta lakukan permintaan nomor seri faktur pajak melalui website e-nofa pajak.

So, kini lebih baik tiap pengusaha pakai eFaktur, ya!***