Manfaat Menggunakan Sistem Payroll Untuk Penggajian Karyawan

Manfaat Menggunakan Sistem Payroll Talenta
Manfaat Menggunakan Sistem Payroll Talenta

POJOKSATU.id – Sebagai pengusaha tentu Anda ingin operasional perusahaan berjalan dengan baik tanpa terkendala oleh masalah teknis, terutama yang berkaitan dengan manajemen keuangan dimana salah satu fungsinya adalah membuat anggaran gaji karyawan.


Sementara itu di pihak karyawan sendiri, tentunya ingin proses penggajian berjalan lancar serta cepat dan adil. Selain itu sebagai seorang karyawan, tentunya Anda wajib mengetahui dan memahami sistem pembayaran gajinya seperti apa.

Apalagi saat pandemi COVID-19 seperti saat ini dimana banyak perusahaan yang memberlakukan WFH (Work From Home) dimana aktifitas bekerja dilakukan dirumah karyawan masing-masing. Tentunya membutuhkan software penggajian yang dapat diakses dimanapun sekaligus dapat memberikan informasi ketika melakukan work from home

Untuk itu diperlukan sistem penggajian yang otomatis dan terintegrasi, yaitu sistem payroll, dimana sistem penggajian payroll sangat efektif untuk proses penggajian bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan.


Dalam artikel berikut ini, kita akan ketahui cara dan penggunaan Sistem Payroll secara lengkap dan mendalam.

Apa yang dimaksud dengan Sistem Payroll?

Mungkin Anda sering mengenal apa itu Sistem Payroll yaitu suatu sistem pembayaran upah atau gaji yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawannya sebagai imbalan jasa bekerja yang diberikan secara rutin selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan.

Sistem Payroll merupakan aplikasi dari sistem pengupahan yang sudah memakai teknik digital, sehingga mudah dalam penggunaanya serta efektif dan akurat dalam penghitungannya. Sehingga tidak akan terjadi salah penghitungan atau salah pendataan karena sudah terintegrasi dengan sistem bank data karyawan.

Selain itu, payroll juga akan membantu memudahkan bagian administrasi atau HRD pada suatu perusahaan untuk pendataan absensi serta pemberian upah pada karyawannya setiap bulan. Apalagi jika perusahaan yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, tentunya akan sangat merepotkan jika penggajian memakai cara manual pasti akan rawan terjadi kesalahan hitung.

Fungsi Sistem Payroll Bagi perusahaan

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin berkembang di era modern seperti sekarang ini, penggunaan software atau aplikasi dapat membantu kegiatan operasional, yang akan berpengaruh dalam pencapaian target perusahaan.

Penggunaan sistem yang diaplikasikan oleh program komputerisasi akan sangat membantu kebutuhan operasional perusahaan, termasuk diantaranya kebutuhan penggajian untuk bagian Finance atau data HRD untuk merekap absensi.

Fungsi lainnya dari Sistem Payroll yaitu memudahkan karyawan dalam masalah absensi atau kehadiran karena ada fitur absensi. Selanjutnya setelah menerima gaji biasanya karyawan akan diberikan rincian gaji beserta komponennya seperti uang lembur, potongan pajak, tunjangan transport, uang makan, BPJS, dll.

Kelemahan Sistem Payroll Manual

Sebuah sistem penggajian yang selama ini masih dipakai oleh perusahaan-perusahaan konvensional, memiliki banyak kelemahan. Tentu saja akan sangat merepotkan jika cara menghitung gaji karyawan dilakukan satu per satu. Apalagi jika ditambah harus menghitung insentif, upah dan pajak penghasilan, biaya asuransi, serta komponen-komponen lainnya akan sangat menyita waktu dan tenaga.

Selain itu dengan menggunakan metode manual ini, sangat riskan terjadinya kemungkinan kesalahan penghitungan. Belum lagi jika penggajian masih menggunakan metode manual harus selalu mencetak slip gaji kertas setiap akan melakukan penggajian.

Tidak hanya itu perhitungan gaji harus selalu dicek ulang untuk memastikan tidak ada lagi salah data atau salah hitung. Bahkan dengan sistem penggajian secara manual akan membutuhkan orang-orang yang memahami cara penghitungan pajak, asuransi, dan tunjangan karyawan, tentunya akan lebih membutuhkan staff yang lebih banyak.

Keuntungan Menggunakan Sistem Payroll

Perusahaan dengan skala menengah sampai besar tentu akan terbantu dengan Sistem Payroll, tidak hanya efisien dalam mengelola keuangan perusahaan tetapi juga penggajian untuk karyawan.

Sistem Payroll yang dilengkapi fitur-fitur khusus mampu membantu memantau absensi dengan live attendance yang realtime sehingga Perusahaan akan mempunyai track record setiap karyawan yang nantinya dapat dijadikan sebagai acuan untuk memberikan bonus dan tunjangan lainnya.

Manfaat yang didapatkan oleh perusahaan yang memakai sistem payroll diantaranya adalah sebagai berikut :

#1. Memudahkan Penyajian Data

Proses penghitungan dan penyajian data tentu saja menjadi lebih cepat dan akurat, terhindar dari salah data atau salah hitung. Karena semua data karyawan berikut jumlah gaji dan komponen lainnya terintegrasi dalam sistem payroll, bahkan terhubung dengan akun bank tiap karyawan.

Bahkan secara otomatis pendistribusian gaji akan lebih cepat. Karena semua data otomatis menjadi satu dan bisa dilihat melalui fitur-fitur yang terhubung dalam sistem seperti misalnya data administrasi, jadwal kerja, jam lembur, cuti, jumlah gaji karyawan, absensi, pinjaman karyawan, dan lain sebagainya.

#2. Otomatis Menyimpan Data

Dengan menggunakan sistem atau software payroll, Anda tidak perlu lagi menyimpan data dan berkas perusahaan secara manual, karena data sudah tersimpan aman didalam server berbasis cloud, yang mampu menyimpan ribuan data dengan aman. Sehingga apabila data sudah tidak dipakai lagi, bisa dengan mudah dihapus dari sistem.

#3. Mengurangi Jumlah Staf SDM

Pekerjaan HRD yang masih memakai cara manual memang memerlukan staf HRD yang lumayan banyak. Karena pekerjaan HRD yang berkaitan dengan SDM dan operasional perusahaan cukup menyita waktu dan tenaga, tetapi dengan menggunakan sistem payroll proses pencatatan dan pendataan hanya dilakukan dalam sistem yang otomatis terintegrasi, tidak perlu lagi memakai tenaga staf, sehingga cukup efektif mengurangi jumlah staf.

#4. Mengurangi resiko ketidakakuratan data

Sistem Payroll dengan menggunakan software dalam pengelolaan keuangan dan manajemen SDM dapat mengurangi atau meminimalisir kesalahan hitung dan kesalahan pendataan, sehingga data menjadi lebih akurat.

Manfaat Menggunakan Sistem Payroll

Jika sebelumnya kita sudah membahas tentang fungsi dan apa itu sistem payroll, selanjutnya ketahui bersama apa saja manfaat yang diberikan oleh sistem pembayaran ini, baik itu untuk perusahaan maupun untuk karyawan diantaranya adalah :

#1. Update Laporan Gaji Bulanan

Manfaat menggunakan sistem payroll untuk karyawan adalah terutama adalah untuk mengecek laporan gaji yang diterima, serta potongan pajak dan cicilan pinjamannya.

#2. Menghemat Waktu Laporan

Untuk administrasi HRD, otomatis system payroll akan membantu perusahaan dalam membuat laporan gaji karyawan per bulannya berikut komponen gaji didalamnya. Sehingga staf HRD tidak perlu repot lagi menghitung ulang upah lembur, potongan pajak, BPJS dan lain-lain.

Contohnya saja jika ada karyawan yang absen selama satu hari, otomatis sistem software payroll akan menghitung jumlah upah karyawan pada hari tersebut.

#3. Fitur Khusus Menghitung Potongan Gaji

Fitur yang sangat penting dalam sistem payroll adalah fitur untuk menghitung gaji. Apabila seluruh gaji kotor sudah terdata, secara otomatis sistem payroll akan langsung menghitung potongan gaji, asuransi, pajak, dan pembayaran BPJS.

Beberapa sistem payroll tertentu bahkan mampu menyertakan penggantian suatu biaya reimbursement karyawan, pengobatan yang tidak menggunakan BPJS, atau pengeluaran lainnya yang dilakukan karyawan secara otomatis.

#4. Membuat Formulir Pajak

Sistem payroll juga bisa membuat suatu formulir pajak yang diperlukan pihak perusahaan dan pihak karyawan. Nantinya, formulir pajak tersebut bisa dikirim atau dicetak pada pihak yang berkepentingan. Sebelumnya, proses tersebut sangat menyita banyak waktu dan membuang ongkos perjalanan.

Untuk itu, saat suatu perusahaan menggunakan sistem pembayaran payroll, maka biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan akan otomatis menjadi lebih hemat. Selain itu, bagian HR juga akan lebih fokus dalam melakukan tugas yang lain, seperti meningkatkan aset sumber daya manusia di dalam perusahaan.

#5. Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman

Jika Anda menyimpan data secara manual, pastinya Anda memerlukan waktu yang lebih banyak, sulit untuk dilakukan, dan bahkan memerlukan banyak kertas dan ruang penyimpanan. Tapi karena payroll adalah salah satu aplikasi yang dioperasikan oleh sistem, maka pihak perusahaan tidak perlu kesulitan lagi dalam menyiapkan beberapa hal tersebut.

#6. Sesuai dengan Kebutuhan Perusahaan

Perlu Anda ketahui bahwa tidak semua perusahaan mempunyai keperluan yang sama, namun perusahaan mampu menyesuaikannya dengan sistem payroll yang hendak dipilihnya. Jadi, perusahaan bisa mengatakan keperluan aplikasi payroll pada setiap vendornya.

Seperti pada perusahaan kecil yang tentunya hanya memerlukan fitur yang lebih sedikit daripada perusahaan besar karena jumlah karyawannya yang belum banyak dan kebutuhannya pun belum terlalu besar.

Bahkan pihak perusahaan yang sudah besar juga bisa berinvestasi pada sistem payroll yang mampu terintegrasi dengan suatu aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lain, seperti mengelola fungsi absensi, perizinan, penjadwalan, dll.

#7. Bisa Diakses langsung (Self-Service)

Sistem payroll juga akan memudahkan karyawan untuk bisa mengakses data informasinya secara langsung, seperti potongan, waktu kerja, jumlah gaji, bonus, dll. Fitur tersebut juga akan membantu karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat suatu surat permohonan pada pihak HRD.


Sistem Payroll dari Talenta by Mekari Menjawab Seluruh Kebutuhan Anda

Dengan kondisi pandemi COVID-19 seperti sekarang banyak perusahaan yang sudah merasa kerepotan dengan kinerja SDM dan infrastruktur karena banyak yang harus Work From Home (WFH).

Bahkan banyak HR managers berpendapat bahwa infrastruktur yang buruk adalah penghalang terbesar untuk WFH yang efektif.

Namun Anda tidak perlu khawatir karena semuda kendala infrastruktur dan pemantauan SDM selama WFH akan mudah diatasi dengan Sistem terintegrasi yaitu Sistem Payroll cerdas dari Talenta by Mekari.

1. Sistem Payroll dan Absensi karyawan kini lebih mudah

Fitur untuk absensi sistem payroll Talenta by Mekari menggunakan Live Attendance, dan sangat membantu, dibandingkan jika memakai fingerprint yang harus di-download terlebih dahulu sebelum digunakan untuk absensi karyawan.
Sehingga dengan Live Attendance, absensi bisa terupdate secara real time sehingga akan lebih efisien waktu pada saat rekonsiliasi payroll.

2. Sistem Payroll Talenta by Mekari Efektif dan Aman

Sistem payroll dari Talenta by Mekari sudah berbasis cloud, dimana aplikasinya terintegrasi langsung sehingga bisa diakses oleh penggunanya kapanpun dan dimanapun mereka berada selama perangkat mereka terhubung dengan jaringan internet.

3. HRIS untuk operasional HR yang lebih efektif

Talenta by Mekari memiliki fitur komprehensif dari mulai payroll hingga pengelolaan benefit karyawan untuk operasional HR yang lebih efektif

4. Otomatis rekap absensi & hitung pajak

Terintegrasi dengan absensi karyawan, lembur, dan cuti, serta dukungan berbagai perhitungan pajak untuk proses payroll yang lebih mudah dan instan sesuai aturan pemerintah

5. Distribusikan slip gaji dengan cepat

Kemudahan mengakses slip gaji karyawan dan riwayat penggajian lainnya melalui aplikasi mobile yang terlindungi secara aman dengan sandi dan kunci sidik jari. Karyawan melakukan absensi, cuti, dan memproses reimbursement langsung dari Talenta by Mekari

Jadilah bagian dari 3.000+ Perusahaan yang memproses payroll dan mengelola database karyawannya dengan aplikasi Talenta by Mekari.

Terbukti sudah 900+ Milyar Rupiah payroll diproses setiap bulannya dan didistribusikan langsung dari Talenta by Mekari.

Anda tidak perlu repot lagi dengan sistem penggajian dengan cara manual, jika sistem payroll dari Talenta by Mekari bisa membantu Anda mengelola perusahaan sehingga Anda bisa lebih fokus mengembangkan perusahaan Anda. (*)