POJOKSATU.ID - Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi mengakhiri pengelolaan arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) secara konvensional.
Melalui Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025, seluruh arsip ASN kini wajib dikelola dalam bentuk digital melalui Lemari Digital–Document Management System (DMS).
Mulai kebijakan ini berlaku, BKN tidak lagi menerima arsip ASN dalam bentuk fisik.
Baca Juga: MenPAN RB Temui Menkeu Purbaya, Usulan Kenaikan Gaji ASN 2026 Mulai Dibahas
Kebijakan tersebut menjadi tonggak penting transformasi digital birokrasi nasional sekaligus upaya melindungi dokumen kepegawaian ASN sebagai aset strategis negara.
BKN Resmi Terapkan Lemari Digital ASN
Kepala BKN Prof. Zudan Arif Fakhrullah menegaskan bahwa kebijakan ini merupakan langkah strategis untuk menciptakan tata kelola ASN yang terintegrasi, aman, dan akuntabel.
Seluruh arsip ASN, baik yang baru maupun lama, wajib dialihmediakan ke format digital dan diunggah ke sistem DMS.
Baca Juga: Resmi! Menkeu Purbaya Tambah Anggaran Rp 7,66 Triliun untuk THR dan Gaji ke 13 Guru ASN Daerah
“Mulai hari ini, BKN hanya menerima arsip ASN dalam bentuk digital. Arsip fisik harus dialihmediakan terlebih dahulu sebelum diunggah ke DMS,” ujar Prof. Zudan dikutp dari BKN pada Kamis (18/12/2025)
Seluruh Siklus Arsip ASN Kini Digital
Dalam kebijakan ini, pengelolaan arsip ASN mencakup seluruh siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan.
Ataupun penyusutan bagian arsipannya. Arsip ASN dibagi menjadi dua kategori utama.
1. Arsip Utama, yang meliputi Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS dan PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan, serta data diklat.
2. Arsip Kondisional, seperti riwayat pindah instansi atau Surat Keputusan cuti di luar tanggungan negara. Seluruh dokumen tersebut wajib tersedia dalam format digital.
Integrasi dengan SIASN dan MyASN
Prof. Zudan menjelaskan bahwa arsip ASN yang lahir dari sistem digital seperti SIASN akan tersimpan otomatis dalam DMS.
Sementara itu, dokumen yang tidak dihasilkan dari SIASN, seperti ijazah, sertifikat, dan piagam penghargaan, menjadi tanggung jawab instansi dan ASN untuk mengunggahnya secara mandiri.
Baca Juga: Persaingan CPNS 2026 Diprediksi Paling Ketat, Satu Instansi Bisa Diperebutkan Ratusan Ribu Pelamar
Pengunggahan dokumen dapat dilakukan melalui DMS atau aplikasi MyASN, sehingga seluruh data kepegawaian terintegrasi dalam satu sistem nasional.
Keamanan Arsip Dijamin Berlapis
Untuk melindungi dokumen ASN, DMS dilengkapi sistem keamanan berlapis, termasuk multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses secara real-time.
Selain itu, mekanisme penyusutan arsip juga dilakukan secara digital.
Baca Juga: PPPK Paruh Waktu Harus Tahu! Pesan Kepala BKN Ini Bisa Ubah Arah Karier ke Masa Depan
Arsip dengan status Punah akan memasuki masa inaktif selama satu tahun sebelum berubah status menjadi Musnah atau Statis.
Meski demikian, arsip digital ASN tidak dihapus secara permanen, sehingga tetap aman dan dapat ditelusuri.
Lemari Digital Gratis untuk Seluruh Instansi
DMS dikembangkan oleh BKN sebagai lemari digital gratis bagi seluruh ASN dan instansi pemerintah.
Sistem ini memungkinkan arsip ASN terintegrasi secara nasional, mudah diakses kapan saja.
Serta terlindungi dari risiko kehilangan akibat kelalaian maupun bencana alam seperti kebakaran dan banjir.
Keberadaan DMS diharapkan mampu mempercepat dan mempermudah layanan manajemen ASN, sekaligus mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data akurat.
Pembinaan dan Penghargaan untuk Instansi
Koordinasi implementasi kebijakan ini dipimpin oleh Direktorat Arsip Kepegawaian ASN BKN di tingkat nasional serta Kantor Regional BKN di daerah.
Baca Juga: Elite Koalisi Prabowo Kumpul Bareng, Demokrat Absen dan Mulai Jadi Tanda Tanya
BKN juga akan melakukan pembinaan, pengawasan, dan memberikan penghargaan kepada instansi yang masuk kategori Maju dalam pengelolaan arsip ASN digital.
Penerapan Lemari Digital melalui DMS menandai berakhirnya era arsip fisik ASN.
Kebijakan ini memperkuat perlindungan arsip sebagai aset negara, meningkatkan efisiensi layanan manajemen ASN.
Serta mendorong transformasi digital birokrasi secara menyeluruh dan berkelanjutan.***
