5 Jenis Sistem Absensi Kehadiran yang Sering Digunakan Banyak Perusahaan, Mana yang Terbaik?

Jenis Sistem Absensi Kehadiran yang Salah Satunya Berasal Dari Jurnal Mekari.
Jenis Sistem Absensi Kehadiran yang Salah Satunya Berasal Dari Jurnal Mekari.

POJOKBOGOR.com – Absensi kehadiran karyawan tentunya merupakan hal yang penting bagi perusahaan, guna menilai kinerja karyawannya sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan jumlah upah yang akan diberikan pada karyawan.


Dalam pengoperasiannya, absensi kehadiran terbagi menjadi beberapa jenis sistem, singkatnya Anda dapat mengatakan bahwa ada dua sistem, yaitu online dan manual.

Absensi dengan sistem manual biasanya adalah absensi mencatat, almano, dan fingerprint. Sedangkan absensi dengan sistem online adalah absensi kehadiran berbasis web dan mobile.

Pada ulasan kali ini kami akan memberikan penjelasan secara lengkap kepada Anda tentang perbedaan kedua sistem ini.


Apa Itu Absensi Kehadiran Online?

Absensi kehadiran dengan sistem online merupakan aplikasi yang melakukan pencatatan absen karyawan secara real-time kemudian disimpan melalui server berbasis cloud sehingga data tersebut aman.

Apabila melihat cara kerjanya, sangat jelas terlihat bahwa absensi dengan sistem online ini sangat membantu pekerjaan HRD karena dengan aplikasi ini divisi HRD dapat mengakses data absen karyawannya dengan perangkat apapun.

Aplikasi ini juga menguntungkan bagi karyawan karena sistem ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti secara online.

Baca Juga : Mengenal Software HRIS Terbaik, Pengertian, Fungsi, Fitur, dan Manfaatnya

Perbedaan Absensi Kehadiran Online dan Manual

1. Hemat Biaya

Absensi kehadiran dengan sistem manual memerlukan perangkat keras, seperti mesin fingerprint dan mesin almano untuk mendata karyawan yang masuk secara real-time. Akan tetapi, mesin fingerprint ini memerlukan pemeliharaan yang cukup menguras anggaran perusahaan.

Berbeda dengan absensi sistem manual, absensi dengan sistem manual online hanya memerlukan software atau web yang terhubung dalam server berbasis cloud sehingga data absensi terintegrasi dalam satu cloud.

Dengan fakta ini, perusahaan hanya perlu membayar jasa pada perusahaan yang menjual produk software seperti ini atau berlangganan aplikasi absensi kehadiran online.

Maka dari itu, biaya yang dikeluarkan lebih sedikit dan kantor tidak perlu repot-repot mengganti perangkat jika rusak.

2. Pemantauan Waktu dan Kinerja Karyawan

Dengan fakta bahwa absensi kehadiran dengan sistem online ini melakukan pencatatan absensi karyawan secara real-time, sehingga data yang masuk langsung tersimpan secara terintegrasi dan dapat dilihat oleh HRD melalui aplikasi absensi yang terkoneksi secara online.

Keuntungan ini tentunya memudahkan HRD dalam memantau kehadiran yang akan mempengaruhi penilaian kinerja karyawan. Sinkronisasi data absensi karyawan menjadi lebih mudah karena semua data sudah tersimpan.

Sedangkan, pada absensi kehadiran dengan sistem manual, data pada absensi ini tidak terintegrasi dalam sistem sehingga menyulitkan HRD untuk melakukan pemantauan kinerja karyawan.

Biasanya data ini direkap ulang jika dekat-dekat tanggal gajian karyawan sehingga selama berlangsungnya kegiatan bekerja saat ini, HR tidak dapat memantau langsung perihal absensi karyawan yang real-time.

3. Rekapitulasi Data

Perubahan data absensi kehadiran dapat dilakukan secara otomatis oleh karyawan sehingga HRD dapat bekerja secara efisien.

Penyimpanan data berbasis server cloud pada absensi kehadiran dengan sistem online ini sangat mendukung rekapitulasi data sehingga HRD tidak perlu memindahkan data secara manual.

Hal ini tentu berbeda dengan yang dilakukan absensi manual, yakni HRD harus mencatat satu persatu data kehadiran karyawannya beserta alasan jika karyawan tidak masuk bekerja.

Jenis Sistem Absensi Kehadiran

1. Absensi Tulis Tangan

Absensi kehadiran tulis tangan merupakan absensi kehadiran yang paling dasar dan sederhana. Karyawan biasanya menuliskan kehadiran mereka ke dalam buku absen yang disediakan oleh kantor.

Absensi kehadiran dengan sistem ini hanya memerlukan ballpoint dan buku absen sehingga tidak memerlukan anggaran yang besar untuk menerapkan sistem ini.

Kekurangan dari sistem absensi ini adalah rekapitulasi data yang dilakukan HR sangat sulit dan memakan banyak waktu. Mengapa demikian?

Hal ini karena karyawan menulis kehadirannya dengan cara tulis tangan sehingga data yang ada menjadi sulit dibaca oleh HRD.

Hal ini karena divisi HRD harus mempelajari tulisan tangan dari setiap karyawan dan perlu waktu untuk terbiasa mengenal tulisan tangan semua karyawan.

Pencarian data absensi kehadiran dengan sistem ini juga sangat sulit karena Anda harus mencari hari ke hari absensi kehadirannya.

Kecurangan sangat mudah terjadi jika Anda menerapkan sistem ini di kantor karena sangat mudah untuk meniru tulisan tangan rekan kerja.

Selain itu kumpulan data absensi kehadiran dengan sistem tulis tangan ini juga sangat mudah hilang, rusak, atau hancur.

Hal ini karena kertas sangat mudah rusak, jika buku basah atau terjadi kebakaran, absensi kehadiran tersebut akan benar-benar hilang.

2. Absensi Almano

Absensi kehadiran dengan sistem almano merupakan absensi yang menggunakan kartu atau kertas khusus untuk mencatat kehadiran karyawan.

Cara kerjanya adalah dengan memasukan kartu yang sudah disesuaikan dengan mesin tersebut sehingga secara otomatis jam masuk dan jam pulang kantor karyawan, datanya masuk ke dalam mesin tersebut. Dengan sistem ini tentunya memang lebih baik jika dibandingkan dengan sistem tulis tangan.

Akan tetapi, absensi kehadiran ini masih memiliki kekurangan. Misalnya, jika mesin ini sudah tidak dengan kondisi primanya, maka kantor harus memperbaiki mesin ini sehingga proses absensi kehadiran menjadi terhambat.

Selain itu, jika kartu absen karyawan hilang atau rusak hingga tidak dapat terdeteksi lagi dengan mesin, tentu kartu tersebut harus ada penggantinya dan ini tentu menghambat data absensi kehadiran yang seharusnya sudah terinput.

Kecurangan karyawan juga mudah terjadi. Fenomena “tipsen” atau titip absen mudah untuk dilakukan dengan cara menitipkan kartu absen ke rekan kerja Anda.

HRD tentu akan sulit mendeteksi siapa saja yang hadir atau tidak hadir di kantor sehingga karyawan yang tidak hadir dan melakukan “tipsen” ini tidak akan terdeteksi.

3. Absensi Fingerprint

Absensi kehadiran dengan sistem fingerprint ini merupakan absensi yang menggunakan sidik jari sebagai alat untuk memasukan data masuk dan pulang kantor.

Cara kerja mesin ini dengan memasukan jari telunjuk atau jari tengah karyawan ke dalam mesin pendeteksi sidik jari, kemudian memasukkan nomor ID karyawan, dan data kehadiran tercatat di sistem mesin.

Kecurangan dapat terjadi pada sistem absensi fingerprint ini. Karyawan yang curang biasanya menggunakan mesin scanner maupun foto.

Kemudian hasil gambar tersebut dibalik serta ditingkatkan kontrasnya agar dapat dibaca oleh sistem. Selanjutnya, pelaku akan mencetaknya menyerupai ukuran jari sebenarnya.

Selain itu, banyak karyawan yang melakukan kecurangan lainnya dengan memasukan sidik jari rekannya sebagai sidik jari cadangan. Apabila karyawan tersebut tidak masuk, rekannya akan dengan mudah melakukan absensi atas nama rekannya yang tidak masuk tersebut.

Harga mesin fingerprint ini juga cukup mahal. Belum lagi kantor harus memiliki cadangan mesin agar suatu saat terjadi kerusakan, perusahaan memiliki mesin cadangan yang siap menggantikan peran mesin yang sedang rusak.

Biaya untuk perawatan mesin ini juga tidak murah sehingga untuk memelihara mesin ini perlu anggaran yang cukup besar.

Baca Juga : Manfaat dari eBilling Bagi Sebuah Perusahaan

4. Absensi Berbasis Web

Absensi kehadiran berbasis web ini sangat berbeda dengan ketiga sistem yang sudah dibahas. Absensi seperti ini berada pada komputer masing-masing karyawan.

Untuk memasukan data kehadiran, karyawan hanya perlu memasukan ID karyawan dan kata sandinya. Keuntungan dari sistem ini adalah masing-masing karyawan dapat dengan mudah melakukannya di mana saja.

Bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah di Indonesia, atau mempekerjakan banyak karyawan remote, penggunaan sistem absensi ini sangat cocok untuk perusahaan Anda.

Divisi HR akan lebih mudah dalam rekapitulasi data absensi dan ketidakhadiran karyawan karena sistem ini, sudah tersambung dengan internet sehingga dapat terintegrasi.

Kekurangan dalam sistem ini adalah jika ada karyawan tidak memiliki koneksi internet atau internet sedang terputus. Karyawan tersebut tidak dapat mencatatkan kehadirannya pada saat itu ke dalam sistem web.

Pada akhirnya karyawan terpaksa harus melakukan absen secara manual yang nantinya disampaikan ke divisi HR perusahaan.

5. Absensi Mobile

Absensi kehadiran dengan sistem mobile ini berbentuk aplikasi online yang dapat diakses oleh gawai karyawan. Dengan seperti ini karyawan dapat mengakses absensi mereka kapan saja dan dimana saja selama terhubung dengan jaringan internet.

Keunggulan dari fitur ini dengan sistem mobile ini adalah data absensi langsung tersimpan secara otomatis dalam cloud dan bagi beberapa aplikasi, sudah mengintegrasikan dengan daftar upah karyawan.

Kelebihannya adalah dengan sistem mobile seperti ini, yakni sangat memudahkan bagi para HRD karena rekapitulasi data dilakukan secara otomatis oleh aplikasi. Dengan sistem ini juga memudahkan karyawan dengan HRD dalam melihat data yang sudah diinput.

Walaupun HRD dapat mengakses data kehadiran karyawan namun HRD tidak dapat mengubah kehadiran karyawan sehingga sulit untuk memanipulasi data kehadiran. HRD juga dapat memantau kehadiran dan ketidakhadiran karyawan kapan saja dan dimana saja.

Kelebihan lainnya adalah Pengajuan cuti lebih mudah karena sistem aplikasi dapat memberikan analisis secara lengkap terkait kinerja karyawan untuk menjadi pertimbangan cuti.

Aplikasi dengan sistem mobile memudahkan pekerjaan HRD karena tidak perlu repot berdiskusi dengan karyawan secara empat mata perihal cuti karena HRD dapat merespon permintaan cuti serta melihat kepentingan cuti karyawan melalui aplikasi.

Demikianlah artikel tentang perbedaan absensi kehadiran online dan manual. Absensi dengan sistem online memiliki lebih banyak keunggulan jika dibandingkan dengan absensi manual.

Dari segi biaya, praktis, keamanan data, pemantauan karyawan, dan lainnya. Maka dari itu, saat ini lebih banyak orang memanfaatkan sistem online dibandingkan dengan absensi dengan sistem manual.

Baca Juga : 5 Komponen yang Wajib Ada di Payroll Software, Apa Saja?

Mekari Talenta Platform Absen Online Terpraktis

Mekari Talenta merupakan platform bisnis untuk membantu Anda dalam operasional perusahaan Anda agar lebih produktif dan mudah. Mekari Talenta akan membantu Anda dalam mengurus administrasi yang rentan dengan human error.

Mekari Talenta merupakan produk Mekari Talenta yang akan menghitung payroll perusahaan Anda secara otomatis dan laporan terkait payroll yang tersedia setiap saat.

Mekari Talenta juga berfungsi mentransfer gaji karyawan dengan fleksibel dan terbebas dari biaya administrasi bank.

Fitur ini juga memungkinkan karyawan Anda untuk melakukan absensi mandiri untuk pekerjaan di luar kantor dan adanya time tracker yang akan memantau kinerja karyawan Anda secara online sehingga karyawan akan bekerja maksimal walaupun kerja online.

Dalam Mekari Talenta ini juga memiliki fitur persetujuan lembur dan fleksibel dalam pengaturan kebijakan lembur serta terintegrasi dengan sistem payroll sehingga perhitungan gaji karyawan menjadi lebih mudah.

Mekari Talenta juga memakan sistem server berbasis cloud yang sudah terpercaya sehingga data karyawan tidak akan tersebar luas di media.

Masih ada beberapa fitur lain dari Mekari Talenta yang akan membantu anda untuk pembukuan, perpajakan, dan pengaturan skema benefit karyawan.

Ayo cari tahu berbagai fitur yang diberikan di website Mekari Talenta sehingga administrasi kantor Anda menjadi tidak ketinggalan zaman! ***