POJOKBANTEN.com – Kehadiran di tempat kerja dapat memiliki efek yang luas. Sangat penting untuk memiliki kebijakan kehadiran yang menguraikan apa yang dapat dan tidak dapat diterima dalam hal waktu istirahat untuk mengurangi ketidakhadiran dan meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja.
Ketika pekerja muncul untuk bekerja tepat waktu dan hadir, itu membuat operasi berjalan lancar. Anda dapat mengawasi kehadiran karyawan dengan menggunakan sistem pelacakan yang dapat diandalkan. Otomatisasi beberapa sistem membuatnya lebih sederhana daripada yang lain.
Bagi setiap perusahaan dan organisasi, efisiensi manajemen merupakan hal yang penting.
Hal ini juga berlaku pada manajemen absensi karyawan, sehingga tak heran saat ini sudah ada banyak perusahaan dan organisasi menerapkan sistem pengelolaan absensi yang mudah dengan menggunakan aplikasi untuk absen online.
Baca Juga : Aplikasi Gudang: Cara Menaikan Omset Bulanan Bisnis Perusahaan
Penjelasan mengenai Aplikasi untuk absen online
Sesuai dengan namanya, aplikasi untuk absen online adalah suatu jenis aplikasi profesional yang ditujukan bagi perusahaan atau organisasi untuk mendata, menyimpan, melacak, dan mengelola data absensi setiap karyawan atau staf.
Pada umumnya, data pada aplikasi untuk absen online tidak hanya mencakup absen masuk dan keluar saja, melainkan juga pembagian shift, hari-hari cuti, waktu istirahat, hingga integrasi dengan penggajian.
Bagaimana Aplikasi untuk absen online Bekerja?
Sederhananya, sistem absen online mengacu pada sistem yang memiliki tugas untuk memantau waktu dan kehadiran setiap karyawan.
Sistem absen online bekerja dengan cara melacak jadwal kerja, permintaan cuti, serta waktu masuk dan keluar karyawan.
Perusahaan biasanya memiliki banyak metode untuk memantau absensi karyawan. Beberapa alat yang umum digunakan untuk melacak absensi antara lain adalah kartu absen, perangkat biometrik, atau melalui sistem manual dengan pencatatan, WhatsApp, dll.
Mempertahankan data absensi yang tepat adalah faktor kunci untuk memastikan organisasi berjalan secara efisien.
Jadi, setiap perusahaan harus melengkapi diri dengan sistem manajemen absensi yang tepat seperti aplikasi untuk absen online .
Dengan cara ini, karyawan dapat melakukan tugas menandai kehadiran mereka dengan mudah.
Metode manual seperti pencatatan di kertas atau lembar excel dapat mengakibatkan ketidakakuratan data.
Oleh karena itu tanpa teknologi modern untuk pencatatan absensi karyawan seperti aplikasi absen online , perusahaan dapat kesulitan untuk mengelola tenaga kerja secara efisien.
Perbedaan Manajemen Absensi secara Manual VS Digital
1. Metode Manajemen Kehadiran Secara Manual (Tradisional)
Sebagian besar perusahaan atau organisasi yang menerapkan sistem manajemen absensi secara manual biasanya melakukan pendataan dengan cara memanggil nama-nama karyawan untuk menandai kehadiran mereka setiap hari.
Bagi beberapa perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh, ada juga beberapa cara yang lebih inovatif seperti menggunakan Google Forms.
Beberapa perusahaan juga ada yang menandai kehadiran karyawan berdasarkan catatan dari Google Meet atau Zoom.
Namun, semua metode tradisional ini tidak efektif karena hanya untuk penggunaan skala kecil sehingga tidak dapat memberikan gambaran umum tentang kehadiran semua karyawan. Selain itu, aplikasi seperti Google Meet, Zoom, dan platform lainnya tidak mencatat waktu kehadiran.
Baca Juga : Kelola Akuntansi Secara Otomatis dengan Jurnal Software
2. Sistem Manajemen Absensi Secara Digital
Sistem manajemen absensi digital seperti aplikasi absen online memungkinkan pelacakan otomatis absensi setiap karyawan yang hadir, sehingga termasuk sistem manajemen kehadiran yang cerdas.
Pelacakan absensi cerdas seperti aplikasi absen online membantu memantau kehadiran, check-in, check-out semua karyawan dan staf.
Aplikasi untuk absen online banyak dijadikan pilihan utama karena memberikan rincian absensi secara lengkap terkait partisipasi dan lembar waktu setiap karyawan.
Cara kerja aplikasi untuk absen online adalah sebagai berikut:
● Aplikasi untuk absen online menggunakan kartu absensi atau biometrik (sidik jari) di pusat kendali akses untuk menandai kehadiran
● Aplikasi untuk absen online memanfaatkan aplikasi seluler untuk memperbarui kehadiran secara otomatis
Ragam Fitur Penting dari Aplikasi untuk absen online
1. Jam Masuk dan Keluar
Mari kita mulai dengan fitur yang paling jelas dan penting. Tak perlu dikatakan, tujuan utama dari aplikasi untuk absen online adalah untuk memungkinkan karyawan masuk dan keluar dengan mudah dan mencatat jam kerja mereka.
Oleh karena itu, aplikasi untuk absen online mencakup pencatatan jam masuk dan keluar meliputi pembaca kartu magnetik, nomor PIN, atau bahkan pemindai biometrik yang mengidentifikasi sidik jari karyawan.
2. Penjadwalan Karyawan yang Fleksibel
Sistem aplikasi untuk absen online melalui fitur penjadwalan kehadiran yang baik umumnya melampaui fungsi dasarnya untuk memantau ketepatan waktu setiap karyawan.
Aplikasi untuk absen online juga harus memungkinkan perusahaan untuk membuat dan mengelola beberapa jadwal dan daftar nama karyawan.
3. Manajemen Absensi
Selain memantau kehadiran setiap karyawan, aplikasi untuk absen online yang kompeten akan membantu mengelola ketidakhadiran.
Bahkan jika ketidakhadiran tidak terduga karena sakit atau cuti, seharusnya mudah bagi manajer untuk melihat sekilas siapa yang masuk, siapa yang tidak, dan apa hak lembur dan tunjangan setiap orang.
4. Integrasi Penggajian
Dengan asumsi bahwa proses penggajian perusahaan telah diotomatisasi, aplikasi untuk absen online yang baik biasanya juga dapat diintegrasikan dengan mulus ke dalam fungsi penggajian.
Dalam hal ini, aplikasi untuk absen online dapat memberikan data kehadiran yang lengkap untuk siklus penggajian yang dapat digunakan untuk menghitung gaji dan tunjangan lainnya dengan cepat dan akurat.
Ini tentu saja hanya dapat dicapai jika perusahaan memiliki solusi absensi online yang terintegrasi.
Baca Juga : Rekomendasi Aplikasi Absensi Kehadiran Online untuk Perusahaan
5. Pelaporan
Terakhir, aplikasi untuk absen online yang baik juga harus dapat memberikan laporan dan analitik yang disesuaikan menggunakan data sistem yang tersimpan.
Aplikasi untuk absen online dapat memberi informasi ke berbagai laporan terkait kehadiran, menawarkan wawasan tentang jam kerja, pola shift, dan sebagainya dengan tujuan untuk terus meningkatkan produktivitas.
Manfaat Menggunakan Aplikasi untuk absen online
● Manajemen Alur Kerja yang Mudah
Salah satu keuntungan terbesar dari aplikasi untuk absen online adalah kemudahan manajemen alur kerja.
Dengan pengaturan alur kerja yang tepat, pemberi kerja dapat memiliki visibilitas yang jelas tentang permintaan regularisasi kehadiran, permintaan cuti, permintaan lembur, dan lain-lain.
Aktivitas yang memakan waktu seperti menetapkan tugas secara manual, melacak perubahan shift, dan sebagainya dapat dipantau dan ditetapkan dengan bantuan beberapa klik.
Selain itu, sistem kehadiran dan pemantauan juga dapat menyediakan alur kerja dalam mengalokasikan aset dan sumber daya produktif lainnya.
● Lingkungan Kerja Tanpa Kertas
Dengan bantuan sistem pemantauan kehadiran , perusahaan akan dapat mengurangi penggunaan kertas dalam jumlah besar. Lingkungan kerja tanpa kertas adalah aspek yang sangat penting dari tanggung jawab perusahaan.
Oleh karena itu, semua aktivitas SDM Inti akan otomatis ditangani melalui server hosting. Sistem kehadiran berbasis cloud juga akan membantu perusahaan dalam mengurangi biaya sumber daya secara keseluruhan.
● Data yang Akurat
Sistem absensi terpusat akan selalu memberikan data yang akurat. Oleh karena itu, dengan bantuan sistem kehadiran dan pemantauan, perusahaan dapat menghilangkan biaya dan kesalahan manusia yang tak terhindarkan serta fokus pada efisiensi dan produktivitas.
Sistem absensi terpusat melacak data secara real-time sehingga mengurangi risiko pencurian waktu.
Selain itu, ini juga akan membantu memastikan bahwa tidak ada karyawan yang memanfaatkan kebijakan perusahaan dengan masuk pada jam yang salah.
● Meningkatkan Produktivitas
Faktor pertama yang menghambat keuntungan bagi organisasi mana pun adalah produktivitas yang rendah. Oleh karena itu, bisnis yang sukses bergantung pada produktivitas maksimum dan kesalahan minimum.
Dengan sistem otomatis, perusahaan dapat mengurangi tugas manual seperti memperbarui jam kerja karyawan dan metode pemrosesan penggajian yang sederhana namun efektif.
● Personalisasi dan Fleksibel
Di masa sekarang perusahaan perlu melakukan segalanya untuk belajar dan beradaptasi dengan lingkungan saat ini. Dengan tempat kerja hybrid yang sedang meningkat, perusahaan tentu tidak ingin karyawan merasa terasing dari tempat kerja.
Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sistem manajemen kehadiran yang dapat memenuhi fleksibilitas tempat kerja secara keseluruhan.
Sistem absensi otomatis akan merekam kehadiran setiap karyawan menggunakan aplikasi seluler, aplikasi desktop, perangkat biometrik, perangkat pengenalan wajah, dan masih banyak lagi.
Teknologi modern untuk kehadiran karyawan akan mampu untuk menangani karyawan kantor maupun karyawan yang bekerja dari rumah.
● Hemat Biaya
Pasti banyak di antara Anda yang bertanya-tanya, bagaimana sistem manajemen kehadiran dapat mengendalikan biaya? Penting untuk dipahami bahwa perusahaan dan organisasi selalu rentan terhadap biaya tambahan jika menyangkut tugas manual.
Masalah seperti ketidakhadiran, keterlambatan pembayaran lembur, cuti, dan sebagainya dapat dihilangkan dengan menghapus strategi manual.
Teknologi modern untuk kehadiran karyawan akan membuat karyawan tidak mungkin mengutak-atik data yang disimpan sehingga menghasilkan tempat kerja yang jujur dan hemat biaya.
Selain itu, ini juga akan membantu menghilangkan kesalahan penggajian yang merupakan penghemat biaya besar.
● Akses Mudah ke Laporan
Data laporan adalah hal penting bagi setiap perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan perlu memiliki data yang akurat untuk menganalisis pertumbuhan secara menyeluruh, demikian pula perusahaan memerlukan data yang akurat untuk memantau seluruh karyawan.
Dengan bantuan sistem otomatis, perusahaan akan dapat menghasilkan segala macam laporan yang berkaitan dengan pajak, kehadiran, lembur, dan sebagainya.
Baca Juga : E-Billing Kemudahan Lapor Pajak, Klikpajak.id Menjawab Kesulitan Anda!
Rekomendasi Aplikasi Absensi Mobile
Berdasarkan penjelasan di atas, kita dapat mengetahui bahwa sistem absensi yang baik sangat berpengaruh untuk meningkatkan efisiensi manajemen perusahaan dan organisasi terutama di bidang sumber daya manusia.
Oleh sebab itu, perusahaan dan organisasi membutuhkan sistem pengelolaan absensi yang baik.
Seiring dengan perkembangan teknologi, kini berbagai jenis aplikasi profesional mulai bermunculan, termasuk aplikasi untuk absen online .
Aplikasi absensi mobile semacam ini begitu diminati karena menyediakan banyak fitur yang lengkap sehingga sangat memberikan kemudahan.
Pada kesempatan kali ini, kami merekomendasikan salah satu aplikasi absensi mobile terbaik di Indonesia, yaitu Mekari Talenta.
Aplikasi Mekari Talenta menghadirkan banyak sekali fitur yang lengkap mulai dari integrasi dengan data absensi, perhitungan gaji, uang pensiun, bonus, hingga pajak PPh 21, yang semuanya dilakukan secara online dan terautomasi melalui android dan IOS.
Demikianlah, telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai aplikasi untuk absen online , cara kerja, beragam fitur dan manfaat, serta rekomendasi salah satu aplikasi manajemen absensi terbaik di Indonesia.
Setelah membaca penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan pengelolaan data absensi karyawan yang baik sangat berpengaruh pada meningkatnya efisiensi operasional perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan strategi manajemen absensi yang baik, salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi absensi mobile dari Mekari Talenta sehingga hasilnya dapat menjadi lebih maksimal.***