POJOKBANTEN.com – Invoice merupakan dokumen komersial yang dibuat oleh penjual untuk pembeli. Pada Invoice terdapat berbagai informasi terkait transaksi jual beli, seperti harga dan tanggal pembayaran. Invoice berbeda dengan nota ataupun kwitansi.
Perbedaan yang utama adalah invoice bisa digunakan sebagai dokumen pajak sedangkan nota ataupun kwitansi tidak.
Membuat invoice sebenarnya cukup sederhana, namun saat jumlah yang dibuat semakin banyak hal ini menjadi sangat berat.
Namun saat ini sudah ada beberapa pilihan cara untuk membuat invoice secara online. Sebelumnya, mari kita bahas lebih dalam mengenai alasan mengapa pembuatan invoice perlu diperhatikan.
Mengapa Invoice Penting?
1. Menyimpan Catatan Penjualan
Hal-hal yang pasti tertera di dalam invoice membuat catatan penjualan lebih mudah disimpan. Di dalam invoice terdapat informasi penting seperti waktu transaksi, identitas penjual, daftar produk atau jasa, jumlah pajak serta identitas pembeli.
Data-data pada invoice mempermudah penjual dan pembeli bila ada masalah terkait transaksi yang berlangsung.
2. Melindungi Penjual secara Hukum
Secara legal invoice berperan sebagai perjanjian antara penjual dengan pembeli. Invoice melindungi pemilik usaha kecil dari tuntutan hukum perdata yang tidak benar.
Dengan adanya invoice, terdapat bukti bahwa pemilik usaha telah memberikan barang atau jasa tertentu pada waktu tertentu.
Karena itu, invoice dengan tanda tangan atau konfirmasi keabsahan dari klien sangatlah penting bagi bisnis karena menggambarkan kesepakatan antara bisnis dengan klien. Tanpa adanya invoice, tidak ada catatan bahwa penjualan terjadi sehingga berpotensi memicu munculnya konflik.
Baca Juga : Pembukuan Warung Kecil untuk UMKM? Begini Cara Mudah Menyusunnya!
3. Mempermudah Pengelolaan Pajak
Untuk mempermudah pengurusan pajak, sebaiknya bisnis membuat invoice penjualan. Pemilik usaha kecil sering kali disarankan untuk menyimpan seluruh data terkait transaksi yang berjalan, termasuk invoice.
Gunanya, perusahaan akan lebih mudah saat membuat laporan pajak, memastikan jumlah pajak yang dibayarkan tepat, serta menghindari audit.
Cara Membuat Invoice Online
Dahulu, invoice dicetak di kertas dan dibuat beberapa rangkap supaya baik perusahaan maupun klien memiliki dokumen terkait transaksi tersebut. Saat ini, invoice dalam bentuk digital lebih umum dipakai.
Jadi, dokumen digital hanya dicetak bila dibutuhkan, selebihnya invoice dikirimkan melalui surat elektronik kepada pihak-pihak terkait.
Electronic record seperti ini juga lebih memudahkan pencarian dan pemilihan transaksi pada tanggal tertentu. Berikut beberapa cara untuk membuat invoice secara online:
1. Menggunakan Plugin WordPress
Bagi Anda pemilik bisnis dengan situs yang berbasis WordPress, Anda bisa menggunakan beberapa pilihan plugin WordPress. Plugin ini memungkinkan Anda untuk membuat invoice dengan waktu yang lebih singkat dan cara yang lebih mudah.
Beberapa plugin gratis yang bisa Anda pilih adalah: Sprout Invoice, WooCommerce Pdf Invoice & Packing Slips, WP-Invoice, Invoice King Pro, Sprinvoice.
2. Menggunakan Platform Online
Anda juga bisa menggunakan platform editing yang sudah menyediakan template invoice. Contohnya seperti: Canva, atau Invoice Quick.
Walaupun memiliki banyak pilihan template invoice yang bisa Anda gunakan, namun menggunakan platform ini akan memakan banyak waktu jika Anda harus membuat banyak invoice dalam waktu yang cepat.
Baca Juga : 9 Alasan Pentingnya Menggunakan Aplikasi Catatan Keuangan
3. Menggunakan Software Akuntansi
Software akuntansi mempunyai fungsi membuat laporan keuangan. Namun selain itu, software akuntansi juga dapat digunakan untuk mencetak faktur penjualan.
Hal yang menguntungkan dari penggunaan software akuntansi adalah Anda mempunyai data pelanggan dan riwayat pelanggan. Selain itu, invoice juga bisa langsung dicetak dan dikirim ke pelanggan.
Anda juga bisa kontrol atau membuat reminder tagihan piutang masing-masing pelanggan dan mencetak kwitansi pelunasannya. Contohnya seperti Jurnal by Mekari.
Invoice memiliki peran yang penting dalam bisnis, oleh karena itu sangat penting untuk mengetahui bagaimana cara membuat invoice yang benar agar dokumen invoice Anda valid dan dapat diakui.
Semoga artikel ini dapat membantu Anda untuk bisa membuat invoice dengan lebih efisien.
5 Rekomendasi Aplikasi Invoice Generator dengan Fitur Menarik
Menggunakan software yang tepat dalam melakukan pencatatan keuangan perusahaan merupakan keinginan banyak pebisnis. Oleh sebab itu tidak mengherankan jika beberapa perusahaan mencari software pendukung yang paling tepat.
Salah satunya yaitu berupa aplikasi invoice generator yang dapat membantu otomatisasi pencatatan keuangan secara cepat dan mudah.
Sayangnya, beberapa aplikasi memerlukan proses instalasi yang rumit serta database yang cukup besar. Namun demikian rupanya saat ini sudah ada beberapa aplikasi invoice generator online.
Bahkan aplikasi yang online ini tentunya memberikan banyak manfaat menarik yang bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Dengan kemudahan tersebut tentu perusahaan dapat melakukan pengecekan kondisi keuangan perusahaan sewaktu-waktu.
Bagi yang merasa penasaran, berikut ini lima rekomendasi aplikasi invoice generator online yang dapat dimanfaatkan.
1. Aplikasi Jurnal by Mekari
Salah satu aplikasi invoice generator online terbaik di Indonesia yaitu Jurnal. Dengan aplikasi ini maka pengguna dapat melakukan berbagai macam pekerjaan terkait dengan pencatatan serta pengelolaan keuangan perusahaan secara optimal.
Program ini telah banyak terbukti dalam memberikan efektifitas dan efisiensi dari pengelolaan keuangan yang mudah serta otomatis. Maka dari itu tidak heran jika aplikasi yang satu ini menjadi pilihan kebanyakan perusahaan besar di Indonesia.
Fitur yang diberikan juga super lengkap, sehingga perusahaan dapat melakukan berbagai aktivitas pencatatan keuangan secara mudah. Diambil dari halaman aplikasi invoice generator di situsnya https://www.jurnal.id/id/fitur/aplikasi-akuntansi/, inilah beberapa fitur andalan Jurnal:
Baca Juga : Pengertian Aplikasi Absensi Talenta.co
● Fitur laporan bisnis dan keuangan, yang mana fitur ini memuat laporan keuangan perusahaan secara tepat dan akurat, sehingga perusahaan dapat memantau perkembangan keuangan secara rinci kapan saja dan di mana saja.
● Fitur akuntansi, yaitu fitur yang memberikan kemudahan pembukuan menggunakan format yang umum digunakan di Indonesia dengan cara yang rapi dan terstruktur. Sehingga dengan demikian hal ini membantu memudahkan staf keuangan perusahaan dapat memanfaatkan fitur ini dengan maksimal.
● Fitur kas dan transaksi, dimana fitur ini memudahkan perusahaan memantau transaksi harian di dalam perusahaan serta arus kas yang terjadi setiap harinya. Fitur ini dibuat real time dan dinamis dengan tatanan yang cukup rapi serta mudah dipahami oleh siapa saja.
● Fitur invoice, dengan fitur tersebut maka perusahaan dapat terbantu dalam hal menyiapkan pembuatan invoice dan pengiriman invoice secara otomatis. Termasuk pencatatan serta pembayaran invoice juga akan tercatat sepenuhnya secara real time.
● Fitur produk dan inventory, dimana dengan fitur ini maka perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap seluruh inventaris perusahaan. Selain itu fitur ini juga membantu memberikan laporan inventaris secara berkala.
● Fitur biaya dan anggaran, yang mana dapat membantu perusahaan melakukan pengelolaan anggaran dana lebih baik dan tepat pada sasaran. Berkat fitur ini maka dapat membantu meminimalkan kesalahan hingga pencatatan yang tepat serta akurat.
● Fitur perpajakan, yang mana dapat membantu perusahan menghitung pajak secara otomatis sesuai peraturan yang berlaku di Indonesia. Dengan demikian penghitungan pajak dapat berjalan akurat secara mudah.
● Fitur mobile app, berkat fitur ini maka Jurnal dapat dengan mudah diakses melalui aplikasi mobile melalui smartphone maupun gadget lainnya. Sehingga perusahaan dapat melakukan pemantauan serta akses pada Jurnal kapan saja dan dimana saja secara cepat.
Dengan berbagai fitur serta manfaat di atas, tidak mengherankan jika aplikasi yang satu ini merupakan aplikasi invoice generator favorit di banyak perusahaan.
Melalui desain dashbor modern serta mudah diaplikasikan dan keamanan sesuai standar ISO 27001, menjadikan Jurnal sebagai salah satu pilihan aplikasi invoice generator online terbaik yang dapat dipertimbangkan bagi para pengusaha dan pebisnis lokal di Indonesia.
Baca Juga : Aplikasi Stok Barang: Solusi Mudah Membuat Berbagai Jenis Laporan Stok Barang
2. Wave
Aplikasi invoice generator online berikutnya yang menawarkan berbagai fitur ekstensif secara gratis selamanya yaitu aplikasi bernama Wave.
Dengan menggunakan aplikasi yang satu ini, maka seluruh data keuangan perusahaan akan di-back-up secara otomatis dan gratis di dalam cloud.
Wave memberikan berbagai macam layanan dalam pencatatan serta pengelolaan keuangan perusahaan yang terdiri dari beberapa hal berikut ini.
● Fitur keuangan pribadi yang terintegrasi baik dengan rekening, kartu kredit, maupun kartu debit, sehingga dapat membantu pelacakan dan pengawasan kondisi keuangan perusahaan secara optimal dengan akurat.
● Fitur invoice yang membantu mempermudah perusahaan dalam menyiapkan maupun mengirim, invoice secara real time dan akurat.
● Fitur enkripsi 256-bit yang mampu menyimpan seluruh data dengan jaminan keamanan super ketat dan tinggi, sehingga terhindar dari resiko peretasan data yang banyak terjadi pada software dan program lainnya.
● Fitur back-up otomatis pada cloud yang membantu mengembalikan data secara otomatis apabila terjadi sesuatu maupun kerusakan pada aplikasi.
● Fitur laporan keuangan yang memudahkan melakukan pelacakan dan analisa kas maupun transaksi yang terjadi di dalam perusahaan.
Dengan aneka macam fitur yang tercatat di atas, tidak heran jika Wave merupakan salah satu aplikasi invoice generator yang cukup favorit di kalangan pebisnis maupun pengusaha di dunia.
Sayangnya, aplikasi invoice generator ini masih belum dapat memantau pembayaran dan jumlah tunggakan invoice dari pelanggan. Sehingga untuk hal yang satu ini harus tetap dilakukan secara manual oleh perusahaan.
Wave memiliki desain yang cukup mudah dipahami siapa saja. Selain itu aplikasi ini juga dilengkapi dengan dukungan email serta kemudahan proses instalasi.
Sehingga meski memiliki beberapa kekurangan, namun tetap layak diperhitungkan untuk dipakai pada bisnis maupun perusahaan.
3. Slickpie
Berikutnya ada pula aplikasi invoice generator yang bernama Slickpie yang cukup populer dan memberikan dua jenis paket pilihan. Untuk paket yang standar maka tidak perlu memberikan pembayaran apapun alias gratis.
Namun bagi yang tertarik menggunakan fitur premium dari Slickpie maka harus membayarkan sejumlah dana dalam tiap bulannya.
Dalam versi gratisnya, invoice generator dari Slickpie memberikan kemudahan untuk mengatur dan mengelola keuangan dari 10 perusahaan sekaligus melalui satu akun.
Tidak hanya itu saja, namun ada beberapa kelebihan menarik yang dapat diberikan oleh Slickpie, antara lain yaitu sebagai berikut:
Baca Juga : 7 Manfaat Menggunakan Software Payroll Bagi Perusahaan
● Mudah digunakan oleh siapapun terutama untuk para pemula. Sistemnya mudah dipahami dan dapat dikerjakan oleh siapa saja. Sehingga sangat cocok digunakan oleh para pengusaha pemula ataupun untuk jenis bisnis yang masih kecil.
● Aplikasi ini juga menawarkan fitur automatisasi yang membantu proses otomatis dalam membuat dan mengirimkan invoice secara tersistem.
● Slickpie juga memiliki fitur berupa aplikasi built-in yang bernama MagicBot, dimana fitur ini dapat membantu perusahaan untuk secara otomatis menambahkan tagihan dan penerimaan secara langsung dan real time.
● Adapun fitur yang mendukung untuk memasukkan data pembayaran secara manual, sehingga pengelolaan keuangan perusahaan berjalan optimal dan akurat.
Sayangnya Slickpie hanya terintegrasi dengan pembayaran menggunakan Stripe dan Paypal saja, dimana keduanya ini masih kurang banyak digunakan untuk transaksi keuangan di Indonesia. Selain itu Slickpie juga tidak dapat menghasilkan analisis yang spesifik dibandingkan aplikasi sejenis lainnya.
Itulah beberapa rekomendasi aplikasi invoice generator online yang dapat membantu mengelola akuntansi bisnis.
Apabila membutuhkan aplikasi yang paling baik di antara seluruh opsi yang disebutkan di atas, ada baiknya menggunakan Jurnal sebagai aplikasi invoice generator yang telah dirancang menurut standar di Indonesia.***