Attendance Management: Software Wajib untuk HRD Dalam Mengelola Karyawan

Software attendance management online by Mekari
Software attendance management online by Mekari

POJOKBADUNG.com – Attendance management adalah sebuah sistem yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola data absensi atau kehadiran para karyawannya.


Tim HR perusahaan dapat menggunakan attendance management untuk membuat berbagai keputusan penting dalam hal manajemen para karyawan.

Hal ini menjadi faktor penting dalam rangka mengatur produktivitas karyawan yang tentunya juga akan meningkatkan perkembangan perusahaan dalam jangka panjang.

attendance management mampu melacak tingkat kehadiran para karyawan dalam jangka waktu tertentu, yang akan menjadi data penting untuk digunakan tim HR dalam rekapitulasi setiap akhir bulannya.


Munculnya attendance management disebabkan oleh perkembangan teknologi yang semakin pesat dari tahun ke tahun.

Jika dahulu memanajemen absensi harus dilakukan secara manual, saat ini hal tersebut sudah bisa dilakukan secara otomatis dengan bantuan teknologi.

Adanya pandemi Covid-19 yang terjadi pada 2 tahun terakhir yang mengharuskan karyawan untuk bekerja dari rumah juga menyebabkan attendance management menjadi lebih banyak digunakan oleh para perusahaan.

Tujuan dari adanya software ini adalah untuk mengelola data absensi setiap karyawan dengan lebih mudah, akurat, dan efisien.

Perusahaan tidak perlu lagi membutuhkan tumpukkan kertas untuk absensi atau mesin fingerprint yang membutuhkan anggaran yang tidak sedikit.

Dengan adanya attendance management, data kehadiran para karyawan bisa diproses dan direkap menjadi sebuah laporan secara otomatis.

Baca Juga : 5 Komponen yang Wajib Ada di Payroll Software, Apa Saja?

Laporan tersebut akan dijadikan acuan oleh tim HR dalam memberikan gaji bulanan, bonus, izin cuti, dan hal-hal lainnya. Data kehadiran tersebut juga berguna untuk tim HR dalam mengambil berbagai keputusan dalam perusahaan.

Contohnya, jika ada karyawan yang selalu hadir tepat waktu tiba-tiba menjadi sering telat dan tingkat produktivitasnya menurun.

Maka, tim HR bisa mencari tahu penyebab dari menurunnya kinerja karyawan tersebut dan mencari solusi terbaik untuk mengatasinya.

Karena hal tersebut merupakan sesuatu yang krusial untuk tumbuh kembangnya perusahaan, maka keputusan yang diambil dan data yang menjadi pedomannya juga harus akurat.

Adanya attendance management dapat membantu hal tersebut karena software tersebut biasanya mempunyai tingkat akurasi yang jauh lebih baik daripada metode absensi secara manual.

attendance management merupakan salah satu bagian dari fitur yang terdapat di HR process management software.

HR process management software yang berbasis aplikasi ini melakukan pencatatan kehadiran menggunakan fitur Employee Self Service (ESS) yang bisa diakses oleh karyawan melalui gadget mereka masing-masing.

Artinya, setiap karyawan bisa melakukan absensi, melihat data kehadirannya, mengajukan cuti atau izin kerja, dan mengajukan jam lembur secara fleksibel dan mandiri tanpa harus bertemu langsung dengan HRD di kantor.

Selain itu, adanya software ini juga membuat perusahaan dapat mengelola absensi dan membuat jadwal kerja untuk setiap karyawannya dengan lebih akurat, cepat, dan efisien.

Software ini menjadi lebih penting lagi jika dalam suatu perusahaan terdapat sistem pergantian shift untuk para karyawannya.

Hal tersebut karena tim HR harus menyusun jadwal kerja dan menggantinya terus menerus dalam jangka waktu tertentu.

Dalam menyusun hal tersebut, tim HR tentunya juga harus mempertimbangkan hal-hal lain seperti waktu cuti karyawan, lembur, dan keterlambatan yang mungkin akan terjadi.

Membuat jadwal tersebut dengan cara manual tentunya sangat merepotkan dan membutuhkan banyak waktu. Belum lagi tim HR juga harus mengumumkan jadwal tersebut kepada karyawan.

Adanya software ini dapat membantu hal-hal tersebut, karena tim HR dapat secara langsung memberikan jadwal kepada para karyawan dan mengawasi tingkat absensinya lewat aplikasi yang bisa diakses dimana saja dan kapan saja.

Fungsi Attendance Management

Attendance management mempunyai berbagai macam fungsi dalam membantu pertumbuhan perusahaan. Beberapa fungsi dari adanya software tersebut antara lain adalah:

Memberikan Layanan Mandiri kepada Para Karyawan

Adanya software manajemen kehadiran ini memberikan karyawan kebebasan untuk mengelola pekerjaan mereka. Karyawan tidak lagi perlu untuk bertemu langsung dengan tim HR untuk keperluan mengajukan izin cuti, pengajuan jam lembur, memeriksa data kehadiran mereka, dan mengambil gaji bulanan.

Semua hal tersebut dapat dilakukan oleh karyawan melalui software tersebut, yang tentunya lebih simple dan efisien karena tidak terlalu membuang-buang banyak waktu.

Membangun Budaya Disiplin

Fungsi kedua dari adanya software ini adalah untuk membangun budaya kedisiplinan kepada para karyawan. Adanya software ini membuat tim HR bisa lebih efektif dalam mengawasi produktivitas karyawan.

Data-data seperti waktu absensi, jam lembur, jadwal shift dan libur, serta data cuti dan izin dari setiap karyawan dapat dilihat oleh tim HR dengan mudah.

Semua data tersebut telah terintegrasi dalam software tersebut. Jika ada karyawan yang terlihat kurang disiplin, tim HR bisa langsung mengambil keputusan untuk menyikapi hal ini dengan lebih cepat.

Hal tersebut tentunya sangat mempengaruhi tingkat produktivitas dan perkembangan perusahaan.

Baca Juga : Mengenal Aplikasi E-Faktur, Fungsi Dan Rekomendasinya

Memanajemen Pembagian Gaji

Pembagian gaji bulanan yang dilakukan perusahaan kepada para karyawannya tentunya berdasarkan faktor paling dasar, yaitu tingkat kehadiran karyawan tersebut.

Adanya attendance management ini berperan dalam memberikan rekap data kehadiran dari setiap karyawan dengan lebih akurat dan cepat.

Tim HR tidak perlu lagi merekap data absensi karyawan setiap akhir bulannya, karena hal tersebut sudah bisa dilakukan dengan software ini. Selain itu, adanya software manajemen kehadiran ini juga membantu mengurangi kesalahan dalam merekap data kehadiran yang disebabkan oleh human error.

Manfaat dari Attendance Management

1. Memberi Kemudahan dalam Menganalisis Data Kehadiran

Adanya software manajemen kehadiran dapat membantu dan memberi kemudahan untuk tim HR dalam menganalisis kehadiran setiap karyawan.

Hal ini bisa terjadi karena software tersebut bisa diakses kapan pun dan dimanapun oleh tim HR tanpa harus menemui karyawan yang bersangkutan secara langsung.

Semua data kehadiran dari para karyawan dapat diakses dengan mudah secara real time oleh tim HR menggunakan software ini.

Tim HR bisa menggunakan data tersebut dengan mudah jika dibutuhkan sewaktu-waktu tanpa perlu repot datang ke kantor atau bertemu dengan divisi lain yang bersangkutan.

2. Data Telah Terintegrasi

Karena software manajemen kehadiran merupakan bagian dari HR Process Management software, maka data-data kehadiran ini juga sudah terintegrasi dengan hal lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan tim HR seperti pembagian gaji atau payroll.

Artinya, jumlah gaji yang akan didapatkan sudah ditentukan bersamaan dengan jumlah kehadiran karyawan tersebut.

Tim HR tidak perlu lagi mengumpulkan data absensi setiap karyawan dan merekapnya, karena hal tersebut sudah dilakukan oleh software ini. Selain itu, software tersebut juga lebih mudah diakses dan dipahami oleh tim HR maupun karyawan.

Tim HR tidak perlu lagi berurusan dengan catatan manual yang menumpuk dan karyawan juga tidak perlu lagi bingung dan mempertanyakan detail dari gaji yang diperoleh, karena hal tersebut sudah tercantum dan dapat diakses di software tersebut.

Selain itu, pencatatan dan rekap data-data kehadiran secara manual juga rentan dengan adanya human error atau kesalahan yang disebabkan oleh manusia. Menggunakan software manajemen kehadiran tentunya bisa meminimalisir hal tersebut, karena semua pencatatan data sudah dilakukan oleh komputer.

3. Aksesibilitas Waktu

Dengan adanya software manajemen kehadiran, tim HR dapat memproses data kehadiran dari karyawan dengan lebih cepat dan efisien.

Hal tersebut karena semua proses sudah dilakukan secara otomatis dan real time. Semua proses bisa dilakukan dan berjalan tanpa perlu adanya peran manusia.

Hal ini bisa membuat tim HR lebih leluasa untuk mengalokasikan waktu tersebut ke hal-hal produktif lainnya dalam rangka mengembangkan perusahaan.

Baca Juga : 5 Hal yang Wajib Diperhatikan Dalam Memilih Aplikasi Pembukuan Usaha

4. Meminimalisir Kecurangan

Menggunakan cara manual dalam melakukan absensi kehadiran rentan terhadap adanya kecurangan. Karyawan atau pihak-pihak lain dapat memanipulasi waktu dan data tersebut sesuai dengan keinginan mereka.

Adanya software ini bisa meminimalisir hal tersebut, karena semua data sudah terenkripsi dan tersimpan dengan aman pada server-server yang disediakan oleh software tersebut.

5. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Menggunakan software manajemen kehadiran akan menghemat banyak waktu dan biaya untuk para karyawan. Karyawan tidak perlu lagi datang ke kantor atau bertemu tim HR untuk melakukan absensi, mengambil gaji bulanan, meminta izin atau cuti, dan hal-hal lainnya.

Waktu-waktu tersebut bisa dialokasikan untuk hal yang lebih produktif seperti menyelesaikan pekerjaan mereka.

Hak ini juga menjadi lebih krusial lagi dengan adanya pandemi Covid-19 yang membuat para karyawan harus bekerja dari rumah atau work from home (WFH).

Karyawan maupun perusahaan tidak perlu lagi repot dan pusing memikirkan absensi serta pembagian pekerjaan dan jam kerja, karena semua hal tersebut sudah bisa dilakukan secara online melalui software tersebut.

Salah satu attendance management yang terpercaya dan banyak digunakan oleh perusahaan adalah Talenta. Talenta merupakan HR process management software dengan basis Human Resources Information System atau biasanya disingkat dengan HRIS.

Tujuan dari HR Software jenis HRIS ini adalah untuk membantu tim HR dalam melakukan pendataan absensi, izin dan cuti, pembagian jadwal kerja, pembagian gaji, dan hal-hal yang terkait dengan kinerja karyawan lainnya.

Talenta menggunakan sistem keamanan standar ISO 270001 yang setara dengan keamanan dari aplikasi lembaga keamanan seperti Bank.

Data-data yang terdapat di aplikasi Talenta terenkripsi oleh sistem yang membuat data-data tersebut tidak biasa diakses oleh pihak-pihak lain secara bebas.

Selain itu, Talenta juga menggunakan sistem subscription, dimana perusahaan hanya perlu berlangganan untuk bisa mengakses semua fitur yang disediakan oleh Talenta. Fitur-fitur yang disediakan oleh Talenta di antaranya adalah:

● Fitur utama dari attendance management for business solution untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.

● Fitur absensi online untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.

● Fitur HRIS untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.

● Software payroll untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.

● Fitur slip gaji untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan di mana saja.

Adanya fitur-fitur dari Talenta tersebut membuat tim HR dapat mengelola para karyawannya dengan lebih mudah.

Selain itu, Talenta juga berguna untuk tim HR dalam melakukan rekrutmen karyawan baru seperti job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi saja yang sudah terintegrasi dan berbasis online. ***